La hoja de verificación en calidad: Qué es y cómo se hace

La hoja de verificación, también llamada hoja de chequeo, planilla de inspección y hoja de control, es un formato generalmente impreso utilizado para recolectar datos por medio de la observación de una situación o proceso específico. Es una de las siete herramientas de calidad y hoy en Ingenio Empresa vamos a ver qué es y cómo se elabora para la gestión del negocio.

Qué es una hoja de verificación

Una hoja de verificación o de chequeo es una herramienta impresa a modo de formato, utilizada para recoger y compilar de forma estructurada datos asociados a un proceso o situación particular definida. Los datos reunidos representan una entrada para el uso de otras herramientas de calidad como el diagrama de Pareto o dispersión. En este sentido, la hoja de verificación es una herramienta genérica utilizada para multitud de propósitos que van más allá de la calidad.

Para qué sirve una hoja de verificación

¿Cuál es la función de una hoja de verificación? Un personaje icono en el campo de la calidad se hizo antes la misma pregunta. La función de una hoja de verificación varía de acuerdo al tipo de hoja. Esto es lo que dice Kaoru Ishikawa:

  • Para cuantificar los defectos por producto
  • Para cuantificar defectos por localización
  • Para cuantificar defectos por causa (maquina o trabajador)
  • Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (lista de verificación)

Tipos de hoja de verificación

No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin embargo si podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en tres:

  • Hoja para registro de datos
  • Hoja de lista de chequeo
  • Hoja de localización

Algunos ejemplos son:

Hoja de chequeo con escala de medición: Con ella evaluamos la forma de distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia. En este tipo de hoja clasificamos la medición según una serie de categorías o parámetros, además nos permite trazar límites de especificación.

Hoja de chequeo con escala de medición
Hoja de chequeo con escala de medición. Fuente: Wikipedia. Autor: Daniel Penfield.

Hoja de chequeo de frecuencia: Con esta hoja definimos las categorías y recogemos los datos anotando el número de veces que se presentan.

Ejemplo de hoja de verificación

Hoja de chequeo con clasificación: También llamada hoja de verificación por tipo de defecto. En esta hoja, definimos una serie de categorías a ser ubicadas en la primer columna y en la primer fila, de tal manera que los datos reunidos sean clasificados de acuerdo al cruce de columna y fila.

Ejemplo hoja de verificación con clasificación

Hoja de chequeo de localización: En ella se presenta uno o más esquemas del objeto de medición, en el cual señalamos la ubicación del defecto.

Lista de chequeo: Los aspectos a comprobar se enumeran y en-listan de tal forma que al detectarse un evento asociado a uno de los aspectos, se pueda marcar según corresponda.

Lista de verificación ejemplo
Ejemplo de lista de verificación

Cómo hacer una hoja de verificación

No hay una forma definida para hacer una hoja de verificación. Esta va a depender de la situación a analizar, por lo cual cada quien es responsable de diseñar su propia hoja. Sin embargo, sí que hay unos lineamientos a tener en cuenta para lograr nuestra hoja de verificación, veamos cuáles son.

Paso 1: Establecemos el contexto sobre el cual vamos a medir los datos. Básicamente lo que hacemos aquí es planear, y una de las mejores herramientas para apoyarnos es el 5w+2h.

  • Qué
  • Por qué
  • Cuándo
  • Dónde
  • Quién
  • Cómo
  • Cuánto.

Paso 2: Creamos el formato de la hoja, el cual estará diseñado de acuerdo al 5w+2h del paso anterior.

Paso 3: Recolectar los datos. Es importante que los datos se recolecten como se definió en el cómo, cuándo y dónde del paso 1. Así aseguramos la pertinencia de los datos recolectados.

Ejemplo de hoja de verificación

“Su compu aquí” es un negocio que presta servicio técnico a computadores. El dueño ha decidido caracterizar el tipo de errores que se presentan, su frecuencia y el número de errores que puede solucionar un técnico por periodo de tiempo. Veamos cómo lo hizo.

Paso 1:

  • Qué: Clasificar los defectos de tienen los clientes en su computador y la eficacia en la solución por parte del personal.
  • Por qué: Prestar un mejor servicio de acuerdo al tipo de defecto y capacitar al personal nuevo en los defectos más frecuentes.
  • Cuándo: Los datos se tomarán por tres semanas.
  • Dónde: Los datos se tomarán en el salón de reparaciones.
  • Quién: Los datos serán tomados por el ingeniero de producto y se evaluaran tres técnicos.
  • Cómo: Los datos serán tomados a través de hojas de chequeo, según la siguiente clasificación:
    • Una cruz: Defectos en la board
    • Un circulo: Defectos en el monitor
    • Un triángulo: Defectos de ventilación
    • Una equis: Defectos por software o de virus
  • Cuánto: Se tomarán los datos de 50 clientes o hasta que se cumpla el tiempo estipulado.

Paso 2:

Fíjate en lo definido en el paso 1. Requerimos clasificar datos según la semana, la parte del computador y el número de servicios prestados por cada técnico. Podemos adaptar varios tipos de hojas de verificación. ¿Qué te parece esta?

Ejemplo de formato de hoja de verificación
Ejemplo de formato de hoja de verificación

Paso 3: Y así luce el formato diligenciado. Con esto podemos determinar el número de servicios según la clasificación definida, cuántos servicios realizó cada técnico y la semana en que lo hicieron.

Ejemplo hoja de chequeo
Ejemplo resuelto hoja de chequeo

Con estos datos ya podemos tomar decisiones respectivas o adelantar otros estudios con otras herramientas de análisis y priorización de problemas. Por ejemplo,…

  • ¿Por qué el técnico 2 no tiene el mismo rendimiento que el técnico 1 y el 3?
  • ¿Cuánto tiempo toma realizar las reparaciones de cada tipo?
  • ¿Qué puedo hacer para hacer más rápido las reparaciones de monitor?

Plantilla en excel hoja de verificación

No hay una plantilla en excel que sirva para cualquier trabajo con hojas de verificación, pues su diseño dependerá de la situación a observar. Sin embargo, siempre es útil tener referencias como punto de partida para elaborar una hoja propia. Te mostramos tres estilos de hojas de verificación muy similares a los que hemos colocado en el post, descargalos haciendo click abajo.


Derechos de imagen

La imagen destacada de este post es: Designed by Freepik

Si esto te ha sido útil...

Únete a la comunidad. ¡Es gratis! Vas a comenzar a recibir en tu bandeja de correo recursos, herramientas y novedades exclusivas para miembros de Ingenio Empresa.

Deja un comentario