Matriz-de-Vester

Matriz de vester para la priorización de problemas

Hoy vamos a conocer una herramienta de investigación que te será muy útil en la priorización de problemas: la matriz de Vester. Desarrollada por un alemán llamado Frederic Vester, esta matriz nos permite identificar las causas y efectos de una situación problemática. Pero hay más…

Para entender mejor su utilidad, imagina lo siguiente: Hay una situación problemática en la empresa donde trabajas (una petrolera) y se esta presentando un derrame de petroleo en un río. Para este problema pueden haber diversas causas y consecuencias, pero no sabes cuál es la causa raíz (la que desencadena otros problemas y efectos) ni tampoco la (o las) principales consecuencias.

Es aquí cuando decides utilizar la matriz de Vester. Vas a determinar cuál es la principal causa (y con ello a priorizar los problemas) basándote en los efectos que puede llegar a ocasionar. Este es el tema de hoy a desarrollar para la gestión del negocio en Ingenio Empresa.

Qué es la matriz de Vester

Ya sabes cuál es la aplicación de la matriz de Vester. Pero ¿qué es?. La matriz de Vester es una serie de filas y columnas que muestran tanto horizontal (filas) como verticalmente (columnas) las posibles causas (variables) de una situación problemática.

Lo que hacemos básicamente es enfrentar los problemas (variables) entre sí basándonos en los siguientes criterios de calificación: 0, 1, 2 y 3…

  • 0: No lo causa
  • 1: Lo causa indirectamente o tiene una relación de causalidad muy débil
  • 2: Lo causa de forma semidirecta o tiene una relación de causalidad media
  • 3: Lo causa directamente o tiene una relación de causalidad fuerte

Otra calificación menos común preferida por otros autores e investigadores es asignar valores de 1 a 5, como lo ves en el artículo de matriz de Vester de Wikipedia.

Mi experiencia en la aplicación de la matriz de Vester se basa otorgando valores de 0 a 3, y es lo que vamos a ver a continuación.

La matriz de Vester en el análisis de problemas

El análisis del problemas es un punto a trabajar en el marco lógico, razón por la cual la matriz de Vester es una herramienta común en la metodología de marco lógico. ¿ Y por qué te digo esto?

Porque para explicarte cómo realizar la matriz de vester, es necesario mostrarte las herramientas que van de la mano con su aplicación, y son herramientas que generalmente se trabajan con el enfoque de marco lógico.

Te estoy hablando de la lluvia de ideas, árbol de problemas, espina de pescado, análisis de pareto, etc.

Te estoy hablando de todas las herramientas que nos permitan:

  • Capturar los datos en torno a una situación problemática: Hoja de recolección de datos
  • Plantear los diferentes problemas: Cualquier método de generación de ideas
  • Caracterizar y priorizar los problemas: Diagrama de pareto, diagrama causa y efecto, matriz de Vester, arbol de problemas.
  • Definir objetivos y plan de trabajo: Arbol de objetivos, diagrama de gantt.
  • Trabajar en la solución del problema cumpliendo los objetivos trazados.

Considero necesario que entiendas dónde se ubica la matriz de Vester según el enfoque que te estoy mostrando. Con esto claro, veamos cómo hacer la matriz de Vester.

Cómo hacer la matriz de Vester paso a paso

  1. Determina las variables o problemas: A veces serán evidentes, otras tendrás que recolectar datos que te permitan determinar cuáles son los posibles problemas. De todos modos, cualquier técnica de ideación como brainstorming, lluvia de ideas o Scamper, te ayudará en tu trabajo. No hay un número definido de cuántas ideas tener, pues algunos autores creen que después de 13 problemas ya no son problemas y otros creen que como mínimo requieres de 10 ideas para tener un resultado decente. Mi consejo es, investiga lo más que puedas la problemática, lo demás vendrá solo.
  2. Redacta el problema: A veces la forma en que escribimos solo es comprendida por nosotros y nadie más. Busca que los problemas queden redactados de tal forma que cualquier persona que los lea, entienda que esto es un problema. Piensa en el impacto que esto ocasiona y no en el que está ocurriendo.  Por ejemplo:
    • Incorrecto: Faltan más máquinas que funcionen. Correcto: Deficiente mantenimiento a la maquinaría.
    • Incorrecto: Falta más personal de servicio al cliente. Correcto: Tiempo de espera muy largo para dar servicio al cliente.
  3. Asigna un identificador al problema: Un id. Algo que te permita identificarlo fácilmente. Problema 1, problema 2, etc, o p1,..p2,…p3. Al final del post encontrarás un formato en excel de Matriz de Vester y verás por qué es importante esto.
  4. Ubica los problemas en la matriz: Tanto en la cabecera de filas como de columnas. Si el enunciado del problema es muy largo, coloca su código. Luego llena con 0 la diagonal principal, es decir, la coordenada donde cada variable vertical concuerda con su homologo horizontal (1,1), (2,2), (3,3), etc.
  5. Califica las valoraciones: Asigna las ponderaciones comenzando con el problema #1 de la fila versus el problema #2 de las columnas. Las preguntas que te puedes hacer son:
    • ¿Qué tanto puede llegar a causar el problema #1 al problema #2?
    • ¿Problema #1 causa problema#2?
    • Una vez te haces la pregunta, determina cuál es la relación de causalidad: ¿Es 1, 2 o 3? Recuerda que no existe la misma relación de causalidad del problema #1 con respecto al problema #2, comparada con el problema #2 con respecto al problema número #1. Por tal razón, esta matriz no es simétrica, es decir, una vez que asignes el valor de (1,2), no vayas a ir a (2,1) y poner el mismo valor.
  6. Suma influencias y dependencias: Ya tienes la matriz diligenciada. Ok. Ahora se suman las filas y columnas. Lo que obtendrás de la suma de cada fila se conoce como la influencia/causa. Es el nivel de influencia que tiene ese problema sobre otros. También se conoce como motricidad. La suma de cada columna te da el nivel de dependencia/efecto. Es el nivel en que un problema es causado por otros.
  7. Gráfica los problemas: En el eje x se ubican los problemas activos, es decir aquellos con valores de la influencia/causa. En el eje y se colocan los problemas pasivos (dependencia/efecto). Si el problema #8 tiene influencia 7 y dependencia 3, pues su ubicación en el plano cartesiano será (7,3).
  8. Clasifica los problemas: Toma el mayor valor total de la suma que hiciste por filas y divídelo por dos. Haz exactamente lo mismo con el valor total de la suma con columnas. Con los resultados, traza los ejes paralelos al eje x  para los pasivos (suma por filas) y al eje y para los activos (suma por columnas). Con esto obtendrás 4 cuadrantes:
Clasificación de problemas en Matriz de Vester
Cuadrantes de matriz de Vester
  • Los problemas críticos tienen un total de activos y pasivos altos. Son problemas causados por otros y a su vez son causados por los demás. Debes tenerlos presentes en tu análisis
  • Los problemas pasivos tienen un alto total de pasivo y bajo total de activo. Representan poca influencia causal. Al intervenir los problemas activos, los pasivos deberían ser solucionados o mermados.
  • Los problemas indiferentes presentan un bajo total de activos y pasivos, es decir, ni causan a otros ni son causados. Se consideran de baja prioridad dentro del sistema analizado.
  • Los problemas activos se encuentran en el cuarto cuadrante y presentan un alto total de activos y bajo total de pasivos. No son causados por otros pero influyen mucho en los otros criterios. Requieren atención y manejo crucial. Consideralos la causa principal de la situación problemática.

Ejemplo de matriz de Vester

Vamos a seguir los pasos descritos en el punto anterior. Este ejemplo lo trabajaremos únicamente con 7 variables, aunque en la práctica debe de tener muchas más, como antes mencionamos en el paso 1.

Resulta que somos de la ciudad de Bruselas (:D) y estamos investigando una situación problemática en torno al sistema de transporte. Resulta que:

El sistema de transporte de la ciudad de Bruselas, desde hace 6 meses está reportando pérdidas mensuales por $ 50.000

El primer paso sería reunir a personas claves en el caso, por ejemplo:

  • Expertos en sistemas de transporte
  • Ejecutivos que administran el sistema de transporte
  • Representantes de los usuarios del medio de transporte

Con estas personas, en una lluvia de ideas se obtuvo que:

  • El tiempos de espera para abordar un bus es demasiado alto
  • Los buses se dañan en medio de la prestación del servicio: Se quedan varados, tiene sonidos inusuales, pierden los frenos, etc.
  • Hay sitios donde transitan muchas rutas pero hay otros donde no llega ninguna
  • En algunas zonas de la ciudad, es necesario caminar mucho para llegar a un sitio donde pasa un bus
  • Las personas se suben al bus sin pagar el pasaje.
  • Hay una mala administración de la empresa
  • El servicio no cuenta con la capacidad para atender con calidad al número de usuarios de la ciudad

Como verás, estas solo son ideas surgidas en un ejercicio hipotético hecho con mi equipo pensando en el transporte de mi ciudad (que no es Bruselas :D)

Paso dos: estas ideas se deben redactar como problema. El resultado es:

  • Alto tiempo de espera para abordar el bus
  • Deficiencia en el mantenimiento de los buses
  • Mala planeación de las rutas del sistema de transporte
  • Cobertura insuficiente en el servicio prestado por los buses
  • Evasión del pago del pasaje al ingresar al bus
  • Incorrecto manejo de los presupuestos del sistema de transporte
  • Capacidad insuficiente de servicio del sistema de transporte

Paso tres y cuatro: Le añadimos un identificador a cada idea y comenzamos a crear la matriz. En ella colocamos cero en la línea diagonal.

Hasta el momento, desde el paso 1 hasta el paso 4 llevamos lo siguiente:

Paso 1 al 4: Ejemplo matriz de vester

El ejemplo esta desarrollada en una plantilla en excel que podrás descargar si vas a la parte final del post.

En el paso quinto, vamos a asignar o calificar enfrentando cada fila con cada columna. Enfrentamos Fila P1 con columna P2:

¿El alto tiempo de espera para abordar un bus causa la deficiencia en el mantenimiento de los buses?

Calificamos 0, 1, 2 o 3 según consideremos con base en los criterios que te mencioné iniciando el post. En este caso, yo le pondría un 0. No veo ninguna relación.

¿La mala planeación de las rutas causa alto tiempo de espera para abordar un bus? Definitivamente si. Entonces, como aquí estoy enfrentando la fila 3 con la columna 1, en (P3,P1)  voy a colocar 3, porque lo causa directamente.

Hacemos esto llegando todos los campos haciéndonos siempre la misma pregunta y discutiendo entre todos porque si lo causa y porque no y qué tan directa o indirectamente lo hace.

El paso siguiente es el paso 6, y aquí vamos a sumar las influencias (filas) y las dependencias (columnas).

Hasta aquí, el calculo en la plantilla de excel de la matriz de Vester muestra el siguiente aspecto:

Calificación matriz de vester

En el paso 7 vamos a ubicar los problemas en el plano cartesiano.

Así pues, P7 estará en la coordenada x=6 y=3, es decir (6,3). Hacemos exactamente lo mismo para los demás.

Ahora, en el paso 8 vamos a clasificar los problemas.

Vamos a identificar el problema que dio un número más alto de activos (influencia) y lo vamos a dividir por dos. En nuestro caso es 6 ya que P3, P6 y P7 dan 6, dividido por dos nos da 3. Vamos a trazar una recta paralela al eje y en 3.

Haciendo lo mismo con los pasivos (dependencia) obtenemos 10 por P1 y P4 lo que nos da 5, por lo tanto vamos a trazar una recta paralela al eje x en 5.

Obtenidos cuatro cuadrantes, ya tenemos la clasificación para todos los problemas. Como verás, es la siguiente:

Problemas pasivos:

  • Cobertura insuficiente en el servicio prestado por los buses

Problemas críticos:

  • Deficiencia en el mantenimiento de los buses

Problemas activos:

  • Insuficiente capacidad de servicio del sistema de transporte
  • Incorrecto manejo de los presupuestos del sistema de transporte

Problemas indiferentes:

  • Evasión del pago del pasaje al ingresar al bus

El resultado hecho con el formato de la matriz de Vester en excel es este:

Asignación matriz de vester
Algunos puntos se superponen por encima de otros, por eso no se aprecian todos. Verifica las coordenadas

Si te fijas, hay problemas que se encuentran atravesados por los eje de clasificación. Es el caso de P2 y P5. Cuando esto ocurre, queda a juicio del grupo su clasificación.

Clasificados los problemas, podemos dar por finalizada la matriz de Vester. Sin embargo no hay jerarquización de los problemas,

Jerarquización de problemas: De la matriz de Vester al árbol de problemas

Hay varias herramientas que nos permiten analizar la relación entre un problema central y sus causales. Diagrama de Ishikawa, matriz de Vester o el árbol de problemas son sólo algunas de ellas. Unas permiten evidenciar mejor que otras la jerarquización de problemas, y eso es lo que vamos a hacer.

La matriz de Vester que elaboramos en el ejemplo anterior puede no ser suficientemente clara para quien recién conoce la situación problemática, además en la clasificación de problemas que esta nos otorga, no resulta evidente cuál es la relación entre los problemas.

No vamos a deternos a entender qué es un árbol de problemas, para eso tenemos un post aparte:

Cómo hacer un árbol de problemas

Vamos a construir desde la matriz de Vester un árbol de problemas:

  1. Elegimos uno de los problemas que se encuentran en el cuadrante de los críticos. Normalmente el de puntuación mas alta en influencia y dependencia. Los otros problemas que se encuentren en este cuadrante, serán las causas primarias al problema central elegido.
  2. Los problemas activos corresponden a las causas secundarias o primarias en caso de que haya pocos o sólo un problema crítico.
  3. Las consecuencias o efectos son los problemas pasivos.

Siguiendo estos 3 pasos con nuestro ejemplo de transporte, el resultado es el siguiente:

Matriz de vester al arbol de problemas
Posteriormente construimos el árbol de objetivos y el árbol de alternativas.

La metodología explicada es muy útil si se hace bien hecha, y merece todo el esfuerzo posible, pues dentro de la planificación del proyecto, el análisis y priorización de problemas supone una parte muy importante en el éxito posterior del proyecto que estemos desarrollando.

Plantilla en excel de la matriz de Vester

Con esta plantilla en excel solo tendrás que escribir los elementos que van a componer la matriz y definir su relación de causalidad tal como explicamos en el post. Con esto tendrás listo el gráfico de la matriz de vester y la ubicación de los problemas en el cuadrante.

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