Cómo hacer un análisis ABC

Análisis o segmentación ABC para la clasificación de inventarios

Hola entusiastas de la administración y de la ingeniería. Hoy damos inicio con una serie de post enfocada en la gestión de almacenes e inventarios.

Vamos a comenzar hablando de la clasificación de inventarios y más específicamente del Análisis ABC, también conocido como gráfico ABC, segmentación ABC, sistema ABC o método ABC para el control de inventarios.

¿Qué es el análisis ABC?

El análisis o clasificación ABC es un sistema de administración de inventarios que se basa en el principio de Pareto (Vilfredo Pareto) para categorizar el inventario físico en tres zonas diferentes: Zona A, Zona B y Zona C.

Dentro de la realización del inventario, la clasificación por cada zona se realiza considerando el valor que ostenta cada artículo, valor que está dado por criterios preestablecidos como el costo unitario o el volumen anual monetario.

Así pues, este método destaca la minoría de artículos importantes sobre la mayoría de triviales.

Zonas o tipos en la clasificación ABC

Así pues, con base en todo lo dicho, detallemos las siguientes etiquetas para inventarios con base en su clasificación:

  • Zona A: Los más importantes. Están ahí por su costo elevado, nivel de utilización o gran aporte a las utilidades, en otras palabras son las unidades de mayor valor. Suele representar el 15% de todas las unidades, aunque su valor generalmente oscila entre el 70 y 80% del valor total del inventario. Reciben mayor atención que los inventarios físicos de otras zonas, como negociaciones para tener suministro constante, pronósticos de demanda más exactos, revisiones frecuentes, ubicaciones cercanas, mejores condiciones de almacenamiento, etc.
  • Zona B: Con importancia secundaria. Son unidades de valor intermedio. Suelen ser entre el 20 y 30% de las unidades totales y su valor se ubica entre 15 y 25% del valor total. No tienen las mismas condiciones que el inventario de Zona A, sin embargo se controlan sus existencias y los costos en sus faltantes. Son objeto de revisión para decidir si ascienden a la zona A o descienden a la C.
  • Zona C: Poco importantes. Representan la mayoría de volumen de inventario pero son las unidades de menor valor. Requieren de poca supervisión.

Criterios de clasificación ABC

Puedes segmentar cada producto a partir de ciertos criterios. Por lo general se usan los siguientes:

  • Clasificación por precio unitario
  • Clasificación por valor total
  • Clasificación por utilización y valor
  • Clasificación por aporte a utilidades

El paso a paso suele ser muy similar para cada criterio.

Ahora vamos a comprender cómo elaborar cada uno de los sistemas ABC de clasificación.

Cómo hacer un análisis ABC para clasificar el inventario con criterio de precio unitario

Los pasos siguientes aplican para un criterio de clasificación por el sistema de precio unitario; no obstante, los pasos para los demás criterios son similares.

Paso 1: Obteniendo los datos

Necesitas los datos para hacer la clasificación. Por ejemplo para la clasificación por precio unitario necesitaras el precio unitario promedio de cada artículo para los meses de análisis. En este caso estamos asumiendo que el precio de ese artículo varía a través del tiempo, por ejemplo si vendemos artesanías hechas con Cacao, estamos sujetos a la variación nacional del precio del cacao.

Paso 2: Promediando y ordenando los datos

Promedia los valores de los artículos para los períodos que tienes. Hecho esto, ordenalos de mayor a menor. Este es el preámbulo para el análisis de Pareto.

Paso 3: Multiplicando porcentajes por el número de artículos

Para saber cuántos artículos tomar por cada zona, debes multiplicar tus porcentajes por el número de artículos. En nuestro ejemplo usaremos 15% para los de tipo A, 20% tipo B y 65% para los de tipo C.

Paso 4: Categorizando los artículos en las zonas

Ya conoces cuántos artículos vas a clasificar por zona. Así pues y con tus datos ordenados de mayor a menos, los primeros van a pertenecer a la zona A. ¿Cuántos? La cantidad que hayas definido en el paso 3. Procede de la misma forma con las demás zonas.

Distribución ABC con criterio de clasificación por valor total

Partimos del paso 2, justo cuando tienes el valor promedio de los artículos por período. Ojo, no los vayas a ordenar. Los siguientes pasos son adicionales.

Paso 3: Multiplicando por la cantidad disponible

Para calcular el valor del inventario físico, además de conocer el costo unitario promedio, necesitamos la cantidad actual en ese inventario. Por eso, vamos a multiplicarlos.

Valor del inventario por artículo: Costo unitario promedio de artículo * Cantidad de inventario disponible del artículo

Paso 4: Ordenando de mayor a menor

Igual que en el paso 2. del método anterior. Solo que esta vez, lo hacemos con base en los resultados del valor del inventario por artículo y no por el costo promedio unitario.

Paso 5: Multiplicando cantidad disponible total por los porcentajes de distribución

Multiplica la cantidad total disponible por los porcentajes. Esto te dará los valores con los que haces la distribución por zonas.

Paso 6: Categorizando según la cantidad por artículo

Ya tienes los valores que indican el número de unidades por artículo para cada zona. Con los datos ordenados de mayor a menor, comienza a clasificar los artículos en las zonas según la cantidad de unidades disponibles y los valores que tendrán cada zona (los mismos que calculamos en el paso 5).

Este criterio exige un conocimiento profundo de los artículos, pues frecuentemente estos quedaran en el límite entre una zona y otra. Además, como las cantidades varían todos los días, debes tener claro que esta clasificación puede que cambie constantemente. Puedes fijar un período de actualización, digamos semanal o mensual, con base en la frecuencia de compras de inventarios. Esto sugiere que, por ejemplo, como cada semana se generan las compras de inventario, cada semana se hace el análisis ABC debido al cambio de cantidades.

Segmentación ABC con criterio de utilización

Partimos nuevamente del paso 2 teniendo calculado el costo promedio unitario.

Paso 3: Multiplicando por el consumo promedio

En este método de análisis ABC, multiplicamos el costo promedio unitario con el consumo promedio. El consumo promedio es la cantidad promedio de unidades que se utilizan por período. El resultado es el valor de utilización.

Valor de utilización de inventario por artículo: Costo promedio unitario por artículo * Consumo promedio por artículo

Paso 4: Ordenando de mayor a menor

Ordenamos de mayor a menor con base en el valor de utilización de inventario físico por artículo.

Paso 5: Multiplicando el consumo promedio total por los porcentajes de distribución

Para definir la clasificación según este método de análisis ABC, toma la cantidad total de consumo promedio y multiplica por tus porcentajes de distribución (15, 20 y 65% para zona A, B y C respectivamente). Los valores resultantes indican cuántas unidades tendrá cada zona.

Paso 6: Categorizando según el consumo promedio por artículo

Clasifica con base en los valores obtenidos del paso 5 y revisando las cantidades de consumo promedio.

Este método de segmentación ABC, va más allá de la cantidad disponible. Por lo tanto si bien el valor de inventario puede indicar que un artículo es el más importante y lo coloca en la zona A, si su consumo promedio no es significativo este probablemente estará en otra zona. Al igual que en el método anterior, es importante conocer la naturaleza de cada artículo.

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Ejemplo de análisis ABC para segmentar inventario

Para cada sistema ABC manejaremos los mismos datos y al final vamos a comparar resultados. A continuación, tenemos una lista de 10 artículos y los precios que han presentando en el período de enero a junio, ademas del promedio por artículo (costo unitario promedio), la cantidad disponible y el consumo promedio.

Ejemplo de inventario abc

Ejemplo de análisis ABC con criterio de clasificación precio o costo unitario

Con el promedio calculado como se aprecia en la imagen anterior, ordenamos los artículos de mayor a menor con base en este. El resultado es el siguiente:

artículos de inventario ordenados

El artículo 12 es el de mayor valor en nuestro inventario. Ya sabemos que va a estar ubicado en la zona A.

¿Cuántos artículos estarán en cada zona?

Multiplicamos el número de artículos por los porcentajes de cada zona. Los porcentajes pueden variar según la empresa y la naturaleza del producto, sin embargo se suelen recomendar 15, 20 y 65% para A, B y C respectivamente. En este caso, nuestra inventario quedaría etiquetado así:

  • Zona A: 15 * 15% = 2,25 unidades
  • Zona B: 15 * 20% = 3,00 unidades
  • Zona C: 15 * 65% = 9,75 unidades

En ocasiones es posible que una zona puede tener más o menos artículos a causa de sus decimales. Queda a juicio del analista definir la frontera entre el número de artículos de cada zona.

Así las cosas, ya podemos hacer la clasificación de inventario.

Ejemplo clasificación ABC

Ejemplo de gráfico ABC con clasificación por valor total

Para calcular el valor total, multiplicamos el promedio de cada artículo por la cantidad disponible. Con base en el resultado, ordenamos de mayor a menor.

ejemplo de análisis ABC por valor de inventario

Al igual que con el método anterior, ahora debemos calcular el número de artículos para cada zona. Lo hacemos de forma similar, solo que esta vez aplicamos los porcentajes sobre el total de la cantidad disponible.

Tenemos 195 unidades entre todos los artículos.

  • Zona A: 195 * 15% = 29,25 unidades
  • Zona B: 195 * 20% = 39 unidades
  • Zona C: 195 * 65% = 126,75 unidades

Es necesario conocer muy bien el comportamiento del inventario, pues frecuentemente vamos a tomar decisiones sobre la clasificación de un artículo en una u otra zona debido a que queda sobe el límite entre la cantidad de unidades aceptadas.

¿Cómo así?

Fíjate que en la zona A solo podemos tener 29 o 30 unidades. De estas unidades, 20 son del artículo 10 que encabeza la lista. Del artículo 8 tengo 20 unidades disponibles, aquí debo tomar la decisión de clasificarlo en la zona A o en la zona B.

Esta vez lo dejaremos en la zona B. Este tipo de decisiones se toman con este y los demás métodos.

Así pues, este es nuestro gráfico ABC con el criterio de valor total:

Gráfico ABC criterio valor total

Ejemplo de segmentación ABC con clasificación por valor de utilización

Procedemos igual que con los métodos anteriores, pero esta vez el promedio se multiplica con el consumo promedio para obtener el valor de utilización por artículo. Ordenamos de mayor a menor.

ejemplo de análisis ABC por valor de utilización

Obtenemos el número de unidades de referencia para cada zona multiplicando los porcentajes de cada zona por el promedio total de unidades que se consumen. Con esto claro, nuestro inventario llevará las siguientes etiquetas por zonas:

  • Zona A: 670* 15% = 100,5 unidades
  • Zona B: 670 * 20% = 134 unidades
  • Zona C: 670 * 65% = 435,5 unidades

Siguiendo el orden de mayor a menor que obtuvimos antes, comenzamos a clasificar los artículos por zonas contando las cantidades de consumo promedio que presenta cada artículo. Así pues, como en la zona A solo tienen cabida 100,5 unidades, el artículo 2 (66 unidades) y el artículo 4 (71 unidades) harán parte de esta zona.

Es de notar que las unidades del artículo 4 sobrepasan el límite de las unidades de la zona A, ya queda a nuestro criterio si clasificarlo en la zona B o en la A. Esta vez será en la zona A.

Este es el ejemplo resuelto del gráfico ABC con el criterio de valor de utilización:

Gráfico ABC criterio valor utilización

Conclusión

La segmentación de inventario no es muy complicada como acabas de ver. Esto mismo que hemos explicado es lo que hacen software de control de inventario, aunque esta es una parte mínima de sus funcionalidades.

Próximamente colocaremos una herramienta para que puedas hacer este ejercicio de inventario en excel.

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2 comentarios en “Análisis o segmentación ABC para la clasificación de inventarios

  1. Me pareció interesante las tres propuestas en la clasificación del inventario por método ABC. Pero observé que ambos métodos utilizados generan resultados diferentes.
    La pregunta es la siguiente ¿Cuál es el mejor método, de que depende seleccionar uno sobre el otro?

    Gracias,

    • Hola Wilderth.

      No hay mejor método. Todo depende de las características del producto y en ocasiones el producto se adecua a todos los métodos. Me explico…

      Con el método de precio unitario segmentas a partir del nivel de inversión, lo que indica que a mayor costo – mayor atención sobre la zona. Será útil cuando tengas diferencias importantes en tus precios, no tanto cuando tus productos ronden precios muy similares.

      El método de valor total es similar al de precio unitario. Este método tiene la bondad de considerar lo que hay en inventario, útil cuando hay diferencias en el precio de mantener inventario, pero no lo veo muy útil cuando tienes productos que se venden más rápido que otros.

      El método que considera utilización nos dice que tengamos en cuenta el consumo de cada artículo para una misma unidad de tiempo y el costo de cada unidad. Tiene ventaja sobre otros métodos al considerar la relación de salida de un producto, lo que significa disminución en trayectos y esfuerzos logísticos pero no tiene en cuenta lo que queda en inventario.

      Otra opción es utilizar dos o más métodos y analizar por separado las posiciones. Fíjate que en el ejemplo, el artículo 2 para el primer método está en la zona A, para el segundo está en la Zona B en segunda posición y para el tercer método está encabezando la zona A. Haz lo mismo con el artículo 11, ¿qué posiciones ocupa? Este ejercicio te da un mejor criterio para hacer tu propia zonificación basado en los resultados de los métodos.

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