Compras iso 9001

El proceso de compras en ISO 9001: Cómo se gestiona y cuál es su importancia

El proceso de compras tiene como función la adquisición de las materias primas o insumos con los cuales la organización funciona. De ahí su importancia en la gestión de calidad, pues el departamento de compras desde la ISO 9001, es una entrada para muchos de los procesos, tanto misionales como de apoyo de la organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca la empresa.

Importancia del proceso de compras en la organización

  • Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.
  • Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.
  • Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un proceso dimensionan la calidad (definida por mí) que el producto tendrá al final.
  • Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros procesos (clientes internos) necesarios para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros procesos.

Conceptos relativos a las compras

Apoyándonos en la ISO 9000, definimos los siguientes conceptos que serán vitales para entender lo que viene:

  • Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Un proveedor puede ser un productor, un distribuidor, un minorista, el vendedor de un producto, el prestador de un servicio.
  • Cliente: Organización o persona que recibe un producto. También llamado cliente externo. Un cliente puede ser una persona, el usuario final, un minorista, un beneficiario, un comprador, un mayorista.
  • Cliente interno: Elemento de la empresa que recibe el producto (salida) de otro elemento para realizar su función.
  • Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una organización.

Cliente interno, externo, proveedor, organización, parte interesada: Comprensión de los conceptos

Explicados los conceptos, todo puede parecer sencillo su diferenciación y aplicación. Sin embargo tenemos que saber diferenciar uno de otro. ¿Lo sabes hacer? Te propongo el siguiente ejercicio.

Es muy breve, leerlo no te tomará mucho tiempo. Al hacerlo, podrás diferenciar los diferentes actores de un proceso de compras y la importancia que conlleva este proceso en la organización. También verás las dificultades en las que puede incurrir una organización al no tener el proceso de compras definido y que cumpla los requisitos de la norma. Bien, pues el ejercicio consiste en identificar los siguientes actores:

Empresa, proveedor y clientes

Tenemos una transportadora, llamémosla Transportadora SII

En alguna ocasión, ocurrió que el encargado de subcontratar (área de compras) los servicios de transporte de SII, llamó por teléfono a camiones Velosys y les solicitó el servicio de dos tractomulas para transportar las vacunas de Agropeguaria IMRAE, del puerto de Dorne hasta Nueva Luz.

El encargado de gerencia de operaciones en SII, aprobó el despacho de las tractomulas a Nueva Luz sin realizar ninguna verificación de que las tractomulas eran las adecuadas para el despacho. Las tractomulas transportaron las vacunas a la ciudad de Nueva Luz sin revisar o verificar las condiciones para garantizar la conservación y buen manejo de las vacunas. Posteriormente en encargado de operaciones envío a camiones Velosys el documento que especificaba las características que las tractomulas debían de tener para prestar el servicio.

Las vacunas llegaron a las bodegas de agropecuaria IMRAE. Una vez que las recibieron, detectaron que al no haber tenido la temperatura requerida, las vacunas perdieron sus características y Agropecuaria IMRAE rechazó el producto expresando al fabricante de éstas, Laboratorios Sunrae, el estado en que encontraron las vacunas. La agropecuaria recibió quejas por incumplimiento en las entregas de Finca VerdeLis, Clinica Rimivir y Veterinarios Don Gato. Estas últimas empresas le comunicaron al Instituto Nacional de vigilancia de medicamentos y alimentos lo sucedido.

¿Los tienes? Esta es la solución del ejercicio.

Cómo gestionar el proceso de compras

Ya entrando en materia, partamos teniendo en mente que la empresa tiene la necesidad constante de adquirir recursos: Humanos, de medio ambiente, infraestructura y de materiales. Sin estos recursos, la empresa no va a funcionar. Eso por un lado.

Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de personal, de método y de presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a funcionar.

Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual comprende:

  • Identificar los productos críticos a comprar
  • Definir especificaciones del producto a comprar
  • Planear las compras
  • Evaluar y seleccionar proveedores
  • Realizar el trámite de compra
  • Verificar el producto comprado
  • Re-evaluar proveedores
  • Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)

Identificar y definir las especificaciones de los productos a comprar

Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar las compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos los aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones) definidos: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la organización.

Te recomiendo se identifiquen los productos críticos en las compras de la empresa. Estos productos críticos son aquellos que impactan directamente el core del negocio. Te propongo el siguiente formato para identificar productos críticos, pero de nuevo, estos formatos son muy variables y varían de acuerdo a la actividad de la empresa. En el se muestra el producto o servicio que vende la empresa, cuáles son sus características y con base en ello, cuál es el producto crítico, a qué proceso y producto final impacta, si se compra en paquetes y cuál su indice de criticidad.

productos criticos
Identificación de productos críticos

El formato lo puedes descargar aquí: Formato identificacion de productos criticos

Planear las compras

La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto, las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento que le brindo al producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar, por ejemplo.

Seleccionar, evaluar y reevaluar al proveedor

Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma, la organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará.

Algunas organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo, los clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por ende, establecen criterios para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual es permitido por la norma, pues esta especifica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final. Por ejemplo, un proveedor cuyo monto de compras sea superior a 1000usd o que la materia prima que provee sea vital en la elaboración del producto final son ejemplos de consideración de proveedor crítico.

Para evaluar un proveedor, es necesario se definan criterios de evaluación. Como en la selección, cada organización considerará cuáles criterios considera pertinentes. Criterios como cantidad, calidad, oportunidad son comúnmente usados por las organizaciones para medir el desempeño, el número de no conformidades también puede ser útil. Los criterios pueden variar de acuerdo al proveedor, pues no a todos se le mide lo mismo.

Transcurrido un tiempo, el proveedor será reevaluado para determinar cómo ha sido su desempeño a través del periodo en cuestión, y del resultado de esta evaluación se define si el proveedor continúa, si debe mejorar o si se va. En caso de que tenga que mejorar, es común que algunas empresas soliciten planes de mejoramiento a sus proveedores para que estos aumenten su calificación de desempeño y se mantengan como proveedores. Esta evaluación debe hacerse por lo menos una vez al año.

En el siguiente esquema te muestro la mecánica general de lo que te acabo de mencionar:

Seleccion, evaluacion y reevaluacion de proveedores
Seleccion, evaluacion y reevaluacion de proveedores

¿Cómo evaluar a un proveedor?

Hay formas diferentes para evaluar un proveedor. Una forma que me gusta mucho es a través de pesos ponderados. Esto permite darle mas relevancia a ciertos aspectos de evaluación que para la empresa son más importantes que otros.

Evaluacion de proveedores
Evaluación de proveedores

Verificando el producto comprado

Siempre al recepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con una inspección,prueba, ensayo, etc) los aspectos requeridos del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico. Aquello que no coincide, puede considerarse una no conformidad del proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias (registros) de la verificación.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas y de mejora)

Lo que no se mide, no se mejora. ¿Cómo vas a mejorar algo si no sabes como va? La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones correctivas y de mejora que contribuyan al equilibrio de la empresa. De igual forma, tener riesgos asociados a la compra nos permitirá las acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar. Te propongo los siguientes indicadores, pero de nuevo, todo debe ajustarse al tipo de empresa que tienes.

Indicadores proceso de compras
Indicadores proceso de compras
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4 comentarios en “El proceso de compras en ISO 9001: Cómo se gestiona y cuál es su importancia

  1. Excelentes analisis de las clausulas de ISO 9001:2015
    El unico detalle es no contar con la posibilidad de imprimir el contenido en pdf…seria una de las mejores paginas tutoriales

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