Qué es un diagrama de arbol y cómo se hace

El árbol es una figura muy usada en diferentes ámbitos. Ya lo hemos mencionado aquí cuando hablamos de árbol de problemas y árbol de soluciones.

Hoy lo volvemos a hacer, esta vez desde las 7 nuevas herramientas de calidad.

¿Ya sabes de qué hablaremos?

El diagrama de Árbol, también conocido como diagrama de jerarquía, análisis de árbol y diagrama sistemático, es la herramienta que tratamos hoy.

¿Qué es el diagrama de árbol?

Es una herramienta de calidad que a través de un proceso sistemático nos permite hallar la relación existente entre un concepto general y los elementos que lo componen.

Parte de un elemento central (tronco) que se desagrega en otros subelementos más pequeños (ramas de primer nivel), que a su vez también se desagregan en otros elementos; de ahí el nombre de árbol. Así pues, en la medida en que vamos desagregando el elemento central encontramos medios más detallados y accionables.

Es decir, que entre más conseguimos profundizar, el diagrama entrega mayor precisión sobre los medios que deben ser empleados para alcanzar el elemento central -el tronco- por lo que podríamos considerar los niveles superiores como productos u objetivos secundarios.

Ventajas del diagrama de árbol

Dentro de las características de diagrama de árbol tenemos que:

• Permite visualizar la relación entre una generalidad y sus detalles.
• Logramos encontrar causa raíz del problema o situación que se aborda.
• Logramos detectar elementos faltantes (ramas) al tener una visión en conjunto del elemento central.
• Para analizar procesos de forma detallada.
• Como herramienta comunicativa y visual al mostrar la relación entre conceptos de forma gráfica.
• Su elaboración se apoya en otras técnicas y herramientas como tormenta de ideas, diagrama de afinidad y diagrama de relaciones.

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Dicho esto, ya podrás imaginar que las situaciones que aborda el diagrama sistemática son varias, por ejemplo:

• Un proyecto, objetivo o plan de acción del que descomponemos las actividades o medios.
• Un problema y queremos hallar la causa raíz.
• La estructura de elaboración de un producto por componentes.

Cómo hacer un diagrama de árbol

Paso 1: Definiendo el grupo de trabajo

Puedes hacerlo solo, pero según la complejidad de la situación que se aborda es posible que no obtengas los mejores resultados. De ahí que para hacer un diagrama de árbol siempre sea mejor definir un equipo de trabajo.

Deberá haber personas con conocimiento de la situación que se aborda, también personal con capacidad analítica y de diferentes áreas de conocimiento si es aplicable.

Paso 2: Definiendo el elemento central

Toda desagregación tiene un punto de partida general, defínelo. Este será el problema, situación, meta, proyecto o lo que sea que vamos a desagregar. Puedes ubicarlo en la parte superior del diagrama desde donde se empezará a desagregar, o lo que es más común, a la izquierda de todo.

Paso 3: Las ramas de primer nivel

Consideramos que al tener completos los medios o ramas de primer nivel lograremos dar solución al elemento central. Puede que al ser el primer nivel estemos algo confundidos al no saber cómo empezar. Conviene entonces que nos preguntemos:

• Si hablamos de un proyecto, objetivo o plan de acción: ¿Qué tenemos qué hacer para lograr esto? o «Para conseguir esto, debemos…»
• Si hablamos de un proyecto: ¿Qué es lo que está causando este problema? o ¿Por qué se está generando esto?
• Y si es un producto: ¿Cómo podemos descomponer la elaboración de este producto?

Como ves, todo sigue el mismo procedimiento independiente del caso.

Todo se logra a través de una lluvia de ideas, pero también te será util, si lo tienes de antes, los elementos obtenidos en un diagrama de relaciones o diagrama de afinidad.

Paso 4: Primer verificación

Ya con el primer nivel desagregado, en este paso nos aseguramos de que no nos falte nada.

Pregúntate entonces:

• ¿Teniendo completas todos los elementos, conseguimos cumplir el elemento central?
• ¿Son necesarios todos estos elementos para cumplir el elemento central?

Paso 5: Repetimos paso 3 y 4.

Es decir que los elementos detectados en el nivel anterior, serán objetivo de la pregunta.

Paso 6: Verificación final

Con esta verificación tomamos todos los elementos desde la parte inferior del árbol y comenzamos a subir por cada nivel, hasta que comprobar que en efecto, no sobran ni faltan elementos para completar el elemento central.

¿Que aún no lo entiendes? Vamos con el ejemplo para tenerlo más claro.

Ejemplo diagrama de árbol

Para este ejemplo vamos a considerar la definición de un objetivo estratégico de una tienda de ropa. La tienda quiere buscar la alineación de todos los esfuerzos de la compañía, por lo que usará el diagrama de árbol para realizar el planteamiento de los objetivos por cascada a nivel de sedes, procesos y personal. Con esto ya tenemos listo el paso 1.

En el paso 2 definimos el elemento central, en nuestro caso el estratégico: Generar 20% más ventas con respecto al año anterior.

En el paso 3 nos remitimos a las sedes. De ese porcentaje de ventas, ¿cuánto hará la sede norte y cuánto la sede sur?

Paso 4: La verificación aquí sería muy sencilla. Si la sede norte logra su objetivo al igual que la sede sur, ¿conseguiremos el objetivo estratégico? Así es.

En el paso 5 repetimos 2 y 3, esta vez definimos los objetivos por proceso. Por ejemplo nos preguntamos:

• ¿Cómo va a conseguir la sede SUR aumentar en 12% las ventas? Vamos agregando.

Las ideas que proponen los asistentes se basan en las características de cada tienda. Por ejemplo la sede norte necesita clientes corporativos, dada que su ubicación es más cercana a zonas francas. La sede sur siempre trae las últimas colecciones, por lo sus precios son más elevados, de ahí que se le exija más.

Seguimos profundizando…

Por ejemplo al desagregar el objetivo de proceso: Generar $15.000 en descuentos a clientes por acumulación de PDV a nivel de personal, tenemos que existen dos formas de que un cliente genere puntos: Refiriendo a otros clientes y por compras reiteradas de otros clientes.

De ahí que dos de los objetivos de personal sean precisamente esto; conseguir un porcentaje de ventas por compras de clientes reincidentes y referidos.

Finalizamos con el paso 6 verificando nuestro diagrama de árbol y esto es lo que tenemos:

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