SIPOC Diagrama

Diagrama SIPOC: Qué es, para qué sirve y cómo se hace

¡Entusiastas! Hoy vamos con una herramienta muy útil. Sé que tiene muchos usos pero personalmente lo he aplicado para definir los procesos del sistema de gestión de calidad. Otros usos contemplan six sigma de cara a la metodología DMAIC.

Te estoy hablando del diagrama SIPOC.

Es el tema de hoy para la gestión de calidad.

Qué es el diagrama SIPOC

Tomemos cada una de sus iniciales:

  • Supplier: Proveedor
  • Input: Entrada
  • Process: Proceso
  • Output: Salida
  • Customer: Cliente

Muchas de las cosas que hacemos en la vida diaria, las hacemos a partir de una información, datos o elemento de entrada, los cuales tienen un remitente. A partir de esto hacemos lo que tenemos que hacer y esto genera un resultado. En la mayoría de los casos este resultado tiene un destinatario, que bien podemos ser nosotros mismos u otra persona o elemento.

¿Hasta aquí todo claro?

Pues bien, lo descrito anteriormente no es más que el ordenamiento de una situación a través del diagrama SIPOC, pues hemos detectado un proveedor, una entrada, un proceso o serie de actividades, una salida y un cliente.

El diagrama SIPOC se define como una representación que nos permite entender el funcionamiento de un proceso.

Con esto claro nos preguntamos entonces…

Para qué sirve un diagrama SIPOC

Cuando consigues representar un proceso para entender su funcionamiento, tienes más facilidad para comprender los requisitos o lo que espera el cliente con esa salida que se le está generando, así como las condiciones o requisitos que tu necesitas en la entrada para asegurar que lo que tu generes sea lo requerido.

Además, esta representación te permite encontrar los puntos débiles que generan problemas sobre tu proceso.

Sin mencionar que logras comunicar de forma más asertiva la forma en que un proceso genera resultados, pues esta es una descripción concreta de lo que hace un proceso.

De cara a la norma ISO 9001, este diagrama es una herramienta estupenda para dar cumplimiento a los numerales del sistema de gestión de calidad.

En otras palabras, este diagrama es útil cuando desconocemos…

  • ¿Quién provee los materiales o insumos para las actividades?
  • ¿Que requisitos y especificaciones se requieren para dar inicio a las actividades?
  • ¿Quiénes son los clientes de nuestros procesos?
  • ¿Qué requisitos y especificaciones tiene los clientes de nuestro proceso?

Cómo hacer un diagrama SIPOC

Paso 0: Considerando el espacio de trabajo

Si te encuentras trabajando en equipo, siempre es más útil trabajar sobre una pizarra o con post it.

Toma una superficie y determina 5 campos, sobre los cuales de izquierda a derecha colocarás proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. Cada uno de los pasos siguientes se enfocarán en cada campo.

Paso 1: Definiendo el proceso que realizas

En este paso realizamos la diagramación del proceso, que no es otra cosa que definir cada una de las actividades necesarias para generar uno o más resultados. Siempre es mejor hacerlo simple, así que basta con mencionar el verbo + sustantivo cuando defines cada actividad.

Paso 2: Los resultados o salidas del proceso

Como salida tenemos cualquier información, documento, servicio, producto o experiencia que le entregamos a nuestro cliente.

Puede que cada actividad que realices tenga un resultado, como puede que el resultado se genere con la conexión de dos o más actividades.

Paso 3: ¡Quién recibe lo que has hecho?

Identifica el cliente que tomará las salidas que tu has generado. Ese cliente puede ser en efecto un cliente, un usuario, una parte interesada u otro proceso (cliente interno).

Paso 4: Devolviéndote en el diagrama hacia las entradas

¿Qué requieres para que tu proceso se active y consiga generar las salidas? Aquí detallamos cualquier material, insumo o elemento con el cual comienzas / consigues dar resultado.

Paso 5: El proveedor de tus entradas

Por último, definimos quién el que genera las entradas. Al igual que en las salidas, puede ser un cliente o usuario, parte interesada o cliente interno.

Ejemplo de diagrama SIPOC

Este ejemplo, al igual que los desarrollados cuando hablamos del mapa de procesos, la caracterización de procesos y del requisito 4.4 de la ISO 9001:2015, contempla a Velosis, una empresa de transporte con una serie de procesos ya definidos.

Uno de esos procesos es Contact center, el cual se encarga de hacer reservas, cancelaciones y brindar información a los clientes.

El diagrama SIPOC de este proceso es el siguiente:

Ejemplo de diagrama SIPOC

Y tu, ¿cómo defines y planificas los procesos en tu organización?, ¿qué experiencia tienes con el diagrama SIPOC y tu sistema de gestión de calidad ISO 9001?


Algunas fuentes recomendadas para que profundices en esta herramienta son:

Fuente de imagen: La magen destacada del post es de Pixabay.

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