Estructura analítica de proyecto: ¿Qué es y cómo se hace? + Ejemplo detallado

Hola a todos mis estimados proyectistas.

En el siguiente paso en la metodología de marco lógico (MML) haremos una representación jerárquica de la alternativa elegida en el análisis de alternativas, lo que nos hará más fácil la transición hacia la matriz de marco lógico.

¿Cómo lo haremos?

Con la estructura analítica de proyecto (EAP)

Es el tema de hoy en Ingenio Empresa.

Otros post de la metodología de marco lógico:

• Ejemplo de marco lógico
• Análisis de involucrados
• Árbol de problemas
• Árbol de objetivos
• Análisis de alternativas
• Estructura analítica de proyecto
• Resumen narrativo
• Indicadores del proyecto
• Medios de verificación
• Supuestos del proyecto

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Qué es la estructura analítica de proyecto

Lo construido en el árbol de problemas, árbol de objetivos y el análisis de alternativas se ve plasmado sobre la estructura analítica de proyecto.

La EAP suele ser definida como la esquematización del proyecto. Un esquema de la relación de la alternativa óptima con los objetivos y las acciones. Esta relación se presenta en forma de árbol a través de niveles jerárquicos organizados de forma vertical.

• Parte inferior del árbol: Actividades
• Segundo nivel del árbol: Componentes
• Tercer nivel: Propósito
• Nivel superior: Fines del proyecto

Cómo hacer la estructura analítica de proyecto

Paso 1: Los fines del proyecto

Con el fin o los fines del proyecto describes como a través de tu intervención (toda la parte inferior de la estructura analítica) vas a generar una solución del problema central.

Otra forma de definir el fin es: ¿por qué es importante el proyecto? La respuesta debería coincidir con lo que pensaríamos que es el impacto a largo plazo de la contribución del proyecto; y decimos contribución porque no necesariamente el fin se genera una vez terminado el proyecto. De hecho, lo más normal es que el fin se genere como un impacto a largo plazo.

Por ejemplo: Conseguir la disminución de las quejas y reclamos hechas por los clientes no conseguirá:

• Aumentar la participación del mercado, utilidad y motivación de los trabajadores por sí mismo. Contribuirá a lograrlo, por supuesto que si. Pero no de forma aislada, pues depende de otros factores mucho más complejos.
• El inmediato aumento de la participación de mercado, utilidad y motivación de trabajadores. Esto será un impacto a largo plazo.

Cómo se hace: Toma los fines o el fin que se encuentran en la parte superior (las hojas) del árbol de objetivos. Está será la parte superior de la EAP.

Paso 2: El propósito del proyecto

El propósito es el resultado o efecto de tener culminado el proyecto. Acorde a la metodología de marco lógico, el título del proyecto tiene origen desde el propósito, es por esto que en la matriz de marco lógico debe existir uno por proyecto.

El propósito se ve logrado a través de la producción e implementación de los componentes. No te va a bastar con tener hechos los componentes o productos. Para conseguir el propósito, los debes utilizar.

Por ejemplo el “programa de capacitación para el personal de postventa en servicio al cliente” no contribuirá a disminuir las quejas de los clientes si solo se capacita una sola vez. Esta capacitación deberá ser parte permanente de la compañía, siendo periódica para los actuales y nuevos colaboradores de la compañía.

Cómo se hace: Es el mismo objetivo central del árbol de objetivos. Esta conectado con el fin o fines del proyecto.

Paso 3: Componentes del proyecto

Los componentes son los bienes o servicios (productos tangibles) resultado del proyecto para cumplir con el propósito.

En consecuencia, los debemos redactar como resultado de una acción, lo que requiere agregar la terminación –ado o –ido referentes al participio pasado. De hecho y adelantándonos a la matriz de marco lógico, los componentes se definen como resultados.

Cómo se hace: En los componentes colocas el resultado de tener ejecutadas las estrategias (acciones) del análisis de alternativas. 

Paso 4: Actividades del proyecto

En las actividades defines lo que harás para cumplir las estrategias y entregar los componentes.

Personalmente me gusta llamarlas macroactividades, pues en este paso definimos solo las más relevantes por componente.

Por supuesto habrá momentos para definirlas al detalle, pero esto se hará en otras instancias de la planificación del proyecto, por ejemplo cuando se elabora la estructura desagregada de trabajo (EDT) o la matriz de asignación de responsabilidades.

¿Cómo se hace? Define las actividades necesarias por cada componente en orden cronológico.

Paso 5: Genera la EAP

Teniendo todos los pasos hechos, no queda más que dibujar la estructura analítica de proyecto.

Cómo se hace: Te lo muestro con un ejemplo de EAP

Ejemplo de estructura analítica de proyecto

Continuaremos con el ejemplo de Colusa Inc que hemos venido desarrollando en el árbol de problemas, objetivos y análisis de alternativas.

El árbol de objetivos:

Y las estrategias óptimas del análisis de alternativas:

Paso 1. Los fines del proyecto están en el árbol de objetivos en la parte superior.

• Incremento de la utilidad
• Crecimiento de la participación de mercado
• Aumento de la motivación de la mano de obra

Paso 2. El propósito del proyecto es el objetivo central del árbol de objetivos.

• Disminución de las quejas y reclamos hechas por los clientes.

Paso 3: Los componentes del proyecto se generan a partir de las estrategias definidas del análisis de alternativas.

Con esto, tenemos finalizada la estructura analítica de proyecto. Da click en la imagen para agrandar.

Paso 4: ¿Qué actividades se necesitan para llevar a cabo las estrategias? Ahora, definimos las actividades a partir de los componentes:

Paso 5: Los pasos anteriores se ven consolidados en la estructura analítica de proyecto, como sigue:

Con esto hecho, estamos listos para el paso siguiente en la metodología de marco lógico