G Suite

G Suite: Lo que debes saber del conjunto de aplicaciones de Google

Estas en un viaje de negocios. A cualquier hora y en cualquier lugar sabes que tienes una herramienta para acceder a los documentos de tu equipo en la empresa. ¬°Lo tienes! Ahora estas con esa hoja de calculo llena de datos y requieres ayuda, por lo que tu compa√Īero al otro lado del mundo se conecta y empiezan a trabajar juntos y al tiempo sobre la misma hoja de calculo.

¬°Te sientes productivo!… y empiezas a darle las pinceladas finales del documento, pero de repente pierdes la conexi√≥n. No hay problema, sigues trabajando y en el momento en que la recuperas, te das cuenta que nada se perdi√≥ y en cambi√≥ se actualiza con tus nuevos avances.

Te tomas confianza porque le muestras tu trabajo a tus compa√Īeros por videollamada. Tienes visto bueno para hacer la presentaci√≥n a los inversores.

Hasta el momento hemos nombrado unos pocos de los beneficios de G Suite. El resumen de todo esto es:

¬°Productividad!

Productividad y colaboración empresarial conseguida a través de Google drive, gmail, hangouts, calendar, documentos y más. Todo en 1 es lo que nos ofrece para lo que antes denominada Google Apps for Work.

¬ŅPero vale la pena?

Hoy en Ingenio Empresa queremos darte un an√°lisis detallado de G Suite:¬†Seas emprendedor, estudiante o empresario. Te mostrar√©¬†todo lo que debes saber antes de hacerte con la herramienta, y quiz√°s solo quiz√°s,¬†un peque√Īo descuento en G Suite puede estar esperando al final del post, as√≠ que, ¬Ņme acompa√Īas?

¬ŅC√≥mo logra G Suite el aumento de la productividad?

GSuite es un conjunto de aplicaciones enfocadas en aumentar la productividad¬†de las empresas y alcanzar sus objetivos trazados. ¬ŅC√≥mo? ¬†Con sus aplicaciones hechas para mejorar¬†la comunicaci√≥n, el almacenamiento en la nube, la colaboraci√≥n para el trabajo en equipo y la administraci√≥n y control empresarial para la seguridad inform√°tica.

Cuenta con 12 aplicaciones o herramientas de negocio. Con esto también obtienes un nombre de dominio personalizado y funcionalidad completa para tablets, móviles y equipos de escritorio y por supuesto, todo funciona en la nube. Tal como ves en su sitio web, las 12 aplicaciones las dividen en 4 categorías:

Google para la comunicación empresarial

  • Gmail

Nada que decir, es el correo de google que todos conocemos.

  • Hangouts

Mensajería instantánea. El chat de la empresa, que también te permitirá tener reuniones a distancia, videoconferencias completas.

  • Calendario

Google calendar. Facilita la planificación de actividades y el trabajo en equipo. La inteligencia artificial automáticamente busca espacios libres de calendario y te sugiere horas apropiadas para tu reunión.

  • Google +

La red social de google, la del +1. Permite compartir y colaborar con el equipo y los clientes.

Almacenamiento en la nube de google para las empresas

  • Google drive

Es la √ļnica opci√≥n en esta categor√≠a. Te permite almacenar, compartir, sincronizar y visualizar tus archivos en tiempo real. Adem√°s, han afinado la inteligencia artificial. Google drive toma¬†las se√Īales dadas por el usuario en el uso de su tiempo y a partir de ello, te ofrece los archivos que cree que necesitas, antes de que pierdas tiempo busc√°ndolos.

Colaboración: Trabajo en equipo con herramientas de google

  • Documentos

Es el editor de documentos de texto de google. Sin necesidad de software y hecho para que varios puedan colaborar a la vez, es decir trabajan al mismo tiempo sobre el documento.

  • Hojas de calculo

Con todo lo que conocemos. Formulas, tablas dinámicas, gráficos, etc. Con la facilidad de que varios pueden trabajar sobre el archivo en tiempo real y se controlan los cambios, pues cuenta con registro histórico de cambios, al igual que todas las herramientas de colaboración.

  • Formularios

La herramienta estelar de google para crear cuestionarios o encuestas de forma simple y din√°mica, para posteriormente analizar sus resultados con hojas de calculo.

  • Presentaciones

La herramienta de google para hacer presentaciones en diapositivas.

  • Sitios

Quiz√° una de las herramientas m√°s diferenciadas de google. Conseguir√°s crear¬†contenido para colocarlo en sitios web. Completamente √ļtil para proyectos, intranet, etc.

Google para la Administración y control empresarial

  • Consola del administrador

Otorga seguridad de los datos mediante la administración de usuarios, dispositivos, estadísticas, etc. Incluye la administración de dispositivos móviles de Google para la seguridad de los datos de los móviles.

  • Vault

Mayor seguridad por medio del archivado y la detección electrónica en correos, chats, archivos, etc.

Hasta aqu√≠ todo bien. Y los precios, ¬Ņ?

Gsuite y sus precios

Para google un usuario es todo aquel que tiene un correo del tipo [email protected]
Aplicaciones de G Suite

¡G Suite en acción! La estructura de sus planes se dividen en 3 principales + 2 para un target específico

G Suite Basic

El plan b√°sico cuesta 5 dolares por usuario al mes o 50 dolares por usuario al a√Īo. En ocasiones he visto promociones limitadas dejando este paquete a 4 dolares por usuario.

  • Direcciones de correo personalizadas de tipo [email protected]
  • Llamadas de video y voz con hangouts
  • 30 GB de almacenamiento en la nube
  • Calendario (agendamiento de citas, eventos compartidos)
  • Documentos en l√≠nea para escribir, calcular y presentar (google docs, google spreadsheets y google slives)
  • Construcci√≥n de sitios web
  • Soporte 24×7
  • Controles de seguridad y administraci√≥n

G Suite Business

El plan negocio: Diez (10) dolares por usuario al mes o 120 dolares por usuario al a√Īo. O sea, ning√ļn descuento por solicitar el a√Īo. Incluye todo lo del plan b√°sico mas:

  • M√°s cantidad de almacenamiento. Ilimitada para ser m√°s exactos.
  • B√ļsqueda inteligente a trav√©s de cloudsearch. Esto no es m√°s que una b√ļsqueda que va m√°s all√° del nombre del archivo, incluye el contenido del archivo. Es muy √ļtil.
  • Pol√≠ticas de retenci√≥n de mensajes y chats, que te permite definir el tiempo de conservaci√≥n de estos basados en condiciones espec√≠ficas.
  • Informes de auditoria para hacer seguimiento a la actividad de los usuarios. Algo muy √ļtil por aspectos legales.

G Suite Enterprise

Un paquete premium. Ofrece controles administrativos adicionales a las de la edición Business. El precio es de 25 dolares por usuario al mes.

  • Controles adicionales para prevenir la p√©rdida de datos en Gmail, por ejemplo el env√≠o de informaci√≥n sensible como n√ļmeros de tarjeta de cr√©dito.
  • Lo anterior, tambi√©n aplicado para drive.
  • Firmas S/MIME para aumentar la seguridad en el env√≠o de tus correos electr√≥nicos, al a√Īadirle protocolo de encriptaci√≥n y cifrado electr√≥nico.
  • Integraci√≥n de Gmail con herramientas de archivo terceros.
  • Llaves de seguridad adicionales para el acceso a los administradores del sistema.

G Suite for Education

Dirigido exclusivamente a centros educativos. Su precio: Gratis hasta ahora. Comprende todas las herramientas de G suite (limitación de 100gb para google sites) junto a classroom, una herramienta para crear, compartir y calificar tareas.

G Suite Teams

G Suite por equipos se concentra en la colaboración. Te permite la creación de documentos, almacenamiento ilimitado en la nube, acceso a archivos desde tu equipo de mesa, smartphone o tablet; todo con un total control del acceso del equipo a los documentos. Tiene un costo de 10 dolares por usuario por mes.

Por qu√© pagar por G Suite ¬ŅEs G Suite gratis?

Muchas de las aplicaciones que tiene Google son gratis, por ejemplo las clásicas de siempre: Drive, docs, gmail, hojas de calculo, presentaciones, etc

Pero hablar de G Suite como tal si involucra pagar por est√°s aplicaciones, en un plan espec√≠fico que las brindar√° a¬†a un nivel de mayores prestaciones, junto a otras aplicaciones exclusivas. Es aqu√≠ cuando nos preguntamos ¬ŅVale la pena entonces pagar por G Suite?

Con G Suite tienes tu propio dominio (@tuempresa.com) y esto de por sí ya involucra varias ventajas, mas capacidad de almacenamiento y de gestión.

La respuesta de Google a esta pregunta es:

Con G¬†Suite recibir√°s varios servicios empresariales adicionales no incluidos en las aplicaciones gratuitas de Google para consumidores. Entre estos servicios se ofrece: correo electr√≥nico de empresa con el nombre de tu compa√Ī√≠a, el doble de almacenamiento en la nube entre¬†Gmail¬†y¬†Drive, asistencia ininterrumpida por tel√©fono y correo electr√≥nico, un tiempo de funcionamiento garantizado del correo electr√≥nico de empresa del 99,9%, interoperabilidad con Microsoft Outlook, opciones de seguridad adicionales como, por ejemplo, autenticaci√≥n en dos pasos e inicio de sesi√≥n √ļnico, y controles de administraci√≥n de cuentas de usuario.

¬ŅCu√°l es entonces la decisi√≥n a tomar? Haz un diagn√≥stico de tu empresa. Primero determina en qu√© medida necesitas las herramientas e interactuas con google. Segunda, compara precios en el mercado.

Te ayudar√©. Vamos a comparar con el competidor m√°s inmediato, ¬Ņadivinas qui√©n es?

G Suite vs Microsoft Office 365

Al d√≠a de hoy en que escribo este post (a√Īo 2017), el competidor m√°s inmediato de GSuite es office 365.

La decisión esta más orientada a permanecer con Microsoft o migrar hacia Google, pues Office llegó a nosotros en 1990 y Google apps en 2007. Microsoft ha estado mas orientado a trabajar como software en nuestros equipos de mesa mientras que Google se ha enfocado en trabajar desde la nube, sin embargo ambos pueden trabajar online y offline con opciones de sincronización.

Antes de dar mi opinión, decidí buscar comparaciones. Muchas de ellas están muy parcializados hacia uno u otro lado. Depende del lado del que sean partner o afiliado y eso no es lo ideal. Sin embargo, si encontré un par bastante relevantes. Pero antes que nada, te puedo dar mi opinión basada en mi experiencia sin ser experto en tecnología.

  • El costo seg√ļn el tama√Īo de tu empresa: Considero que gana G Suite, quien te permite contratar sus servicios mes por mes o todo el a√Īo de una vez. En cambio hasta donde s√©, Office te obliga a contratar todo el a√Īo.¬†G Suite es mucho mas simple al ofrecerte dos planes, mientras que Office te ofrece 6 planes, 3 para peque√Īas o medianas empresas y 3 para grandes empresas.¬†El plan m√°s econ√≥mico de Office solo ofrece Exchange, Skype y onedrive por un costo de 5 dolares¬†por usuario por mes. El siguiente plan inmediato (office 365 empresa) cuesta 12,65 dolares por usuario al mes y te ofrece el software m√°s elemental: word, excel, power point, one note, etc. En conclusi√≥n, elige G Suite si estas comenzando, es mas simple y se ajustar√° mas a las necesidades de tu empresa peque√Īa o mediana. ¬ŅTienes una gran empresa? Considera entonces los distintos planes de Office. * Este an√°lisis fue en marzo de 2017.
  • Los costos de mantenimiento de software: Eval√ļa los pros y contras de tener todo en la nube y dejar libre los equipos de software. Por ejemplo para empleados que viajan constantemente ser√° de utilidad contar con G Suite y trabajar desde la nube, pero las grandes empresas que tienen un s√≥lido departamento de inform√°tica con sus propios equipos y su personal en oficina, optaran por la soluci√≥n de office.
  • La resistencia al cambio: Uno de los objetivos de Google es hacer llegar G Suite a m√°s empresas estatales, y es que muchas de ellas en todo el mundo est√°n con Office, ¬Ņpor qu√©? Ojo; aqu√≠ estoy generalizando por lo que veo en Colombia. Te dir√© que las empresas del estado conservan personas de mayor edad que organizaciones privadas, lo que los hace reacios a cambiar Office que ha sido la herramienta que han visto toda la vida. Est√°n acostumbrados a dar inicio, programas, Word y no a clickear en explorador, aplicaciones, docs.
  • Compara las aplicaciones de uno y otro por cada departamento: Quiz√°s un vendedor de tu compa√Ī√≠a prefiera Gmail por su simplicidad, pero probablemente el desarrollador prefiera Excel por encima de hojas de calculo de Google. ¬ŅQu√© te estoy diciendo aqu√≠? Que consideres contratar ambos servicios seg√ļn las necesidades de los departamentos de tu empresa, porque no necesariamente todos usaran todas las aplicaciones de uno u otro. Hacer un diagn√≥stico adecuado de lo que necesitan podr√° traer ahorros en costos.
  • Integraci√≥n con otros software: La integraci√≥n de Office o G-Suite es un aspecto a considerar en funci√≥n del nivel de madurez de la organizaci√≥n. Me atrever√≠a a decir que Office por antig√ľedad cuenta con mas opciones de integraci√≥n con otros software, aunque Google trabaja para eliminar eso.

Para complementar tu análisis, te sugiero la comparación de Lexnetcg (click aquí) y de techtimes (ambos en inglés e imparciales a mi juicio)

En conclusi√≥n, eval√ļa cu√°l es tu presupuesto y cual es la disposici√≥n del personal para comenzar usando una herramienta o migrar hacia el uso de otra.

A nivel general, G Suite en estos momentos resulta m√°s accesible para empresas peque√Īas o medianas por su costo y su simplicidad. Office 365 es apto para organizaciones grandes y complejas. ¬ŅCu√°les son las necesidades de tu personal? Diagnostica las preferencias del personal hacia una u otra opci√≥n junto a las actividades que realizan, lo que dar√° informaci√≥n para considerar un h√≠brido entre Office y G Suite.

Beneficios de G Suite y el retorno de la inversión

Más allá de decirte que su fuerte esta en la colaboración, la reducción de hardware y software por su trabajo desde la nube, su ultravelocidad o seguridad en la protección de los datos, te interesará saber los ahorros en costos.

Pocos son los estudios que han evaluado este aspecto. Un estudio que no es independiente fue el realizado por Forrester Research (empresa de investigaci√≥n de mercados) por encargo de Google en Febrero de 2016. El estudio se enfoca en los beneficios derivados de¬†las funciones, las ventajas¬†y los resultados que G suite¬†provee¬†a una compa√Ī√≠a que elige trabajar en la nube.

El estudio estuvo dirigido a 7 empresas medianas que antes hab√≠an utilizado otras soluciones en la nube y ahora se encontraban utilizando G suite (google apps en aquel momento). Se han auditado las¬†7 empresas durante un per√≠odo de 3 a√Īos y sus comentarios fueron integrados en una empresa modelo para analizar el ROI (retorno de la inversi√≥n) junto a otros aspectos. El resultado, un 304% de ROI y¬†beneficio de 170.836 d√≥lares por 100 usuarios durante los 3 a√Īos que dur√≥ el estudio.

Por supuesto si estas considerando obtener las soluciones de G Suite, te interesar√° saber aspectos m√°s concretos del estudio. Da click para conocer el estudio completo.

Ahora bien, otros beneficios de G Suite m√°s detallados son:

  • Datos e informaci√≥n protegida: Cuenta con est√°ndares de seguridad como ISO 27001, SOC 1, SOC 2 y FEDRAMP.
  • Facilidad de uso: La interfaz y sencillez ha sido un aspecto destacado, algo vital para acoger a quienes crecimos con la suite de Office.
  • Trabaja desde cualquier lugar, en cualquier momento y en colaboraci√≥n: Ya mencionado, solo agregar que garantizan un tiempo de 99,9 de disponibilidad de la herramienta.
  • Configurable, personalizable, a la medida: En cada una de sus aplicaciones.
  • Veloz y estable: La navegaci√≥n entre las aplicaciones, el guardado autom√°tico, las operaciones con documentos, son aspectos destacados. No me ha pasado (hasta ahora) una p√©rdida del trabajo del tipo “este programa no responde”.

Casos de éxito de G Suite: Grupo alfa, Juan Valdez y Avanxo

Alfagres: Una empresa que produce, comercializa, distribuye y exporta todo tipo de pisos y revestimientos para viviendas, oficinas y construcciones. Su opinión sobre G Suite (Google apps en ese momento)

Juan Valdez es una marca de la empresa Profecol encargada de generar negocios de valor agregado para los cafeteros en Colombia. Avanxo es una empresa orientada a ofrecer servicios en la nube. Este es un video resumen de su experiencia con G Suite (google apps)

Mi opinión de G Suite

Creo que esta m√°s que clara. Si has le√≠do todo el art√≠culo lo est√°. Si no, te la pongo f√°cil: Hazte con √©l. Es una herramienta notable para empresas medianas y peque√Īas o para ti¬†emprendedor¬†que comienzas con tu start Up.

Un set de herramientas integradas entre sí para comunicarte, trabajar mejor en equipo, aumentar el control y la seguridad en tu empresa por un precio más que razonable.

¬ŅCon dudas? Sin problema. Tienes un per√≠odo de prueba de 14 d√≠as para que te decidas. Sin necesidad de tarjeta de cr√©dito y nada que descargar.

Da click para registrarte:

Si estás en Sudamérica o Norteamérica:

Si est√°s en Espa√Īa o Europa

Descuento de G suite

Si tu empresa está en latinoamérica, norteamérica o Europa, desde Google me han dado la oportunidad de difundir sus beneficios para tu negocio otorgándote un cupón de descuento de G Suite por 20%.

Cuando veas la opción de utilizar código promocional de G Suite, digita:

  • C√≥digo latinoam√©rica y norteam√©rica:¬†E4D6LDDVX9ULG7L
  • C√≥digo latinoam√©rica y norteam√©rica:¬†37THVXG7PKKP74M
  • C√≥digo Espa√Īa – Europa:¬†D7PHWTGCJFLVPPF
  • C√≥digo Espa√Īa – Europa:¬†T6YD3TDLGR3AHFG

Sólo una empresa por código. Los que estas viendo están disponibles. Desconozco si me enviaran más códigos para difundirlos. Puedes introducir el código de cupón en la sección Facturación de la consola de administración del cliente una vez registres tu empresa o durante el periodo de 30 días de prueba.

Y t√ļ, ¬ŅCu√°l es tu opini√≥n de G Suite (Google apps for work)?

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6 comentarios en “G Suite: Lo que debes saber del conjunto de aplicaciones de Google

  1. la verdad soy un emprendedor un so√Īador despierto que solo quiere satisfacer al p√ļblico que se expresen de la manera m√°s sencilla y clara y por supuesto soy un estudiante mexicano con 5 PROYECTOS para diferentes edades (ni√Īos , adolescentes ,j√≥venes , adultos , mayores de edad . tengo 19 y quiero ayudar al mundo sin da√Īarlo ni a √©l ni a nadie . mi conclusi√≥n es en busca de la felicidad unir a las familias por medio de apps y esta es la oportunidad de expresarme en un comentario l√≥gica

    trabaja por lo que realmente te gusta

  2. El √ļnico problema que le veo para peque√Īas empresas, es la situaci√≥n de mi pa√≠s, en el que teniendo en cuenta que G-suite es mas econ√≥mico, en Venezuela es muy costoso para 34 Usuario.

    • ¬Ņ$34 por usuario? Bastante. Personalmente analizo si algo es costoso a partir de dos criterios: Su precio frente a la competencia y la variaci√≥n de su precio a trav√©s del tiempo cuando conserva las mismas caracter√≠sticas. As√≠ que definitivamente mirar√≠a c√≥mo est√°n los precios de Microsoft.

    • Hola Jose. Concretamente cu√°l es el problema que tienes. Recuerda que si obtuviste G Suite a trav√©s de un partner de google, este es quien debe darte soporte de los problemas que tienes en la aplicaci√≥n. Sin embargo puedes escribirme por este medio para ver c√≥mo te puedo ayudar.

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