G Suite

G Suite: Lo que debes saber del conjunto de aplicaciones de Google

G Suite: La nueva denominación de la gran G para el conjunto de aplicaciones que ya muchos conocemos. ¿Qué es y para qué sirve? Google drive, gmail, hangouts, calendar, documentos y más. Todo en 1 es lo que nos ofrece el gigante de Internet para lo que antes denominada Google Apps for Work.

Hoy en Ingenio Empresa queremos darte un análisis detallado de G Suite: Seas emprendedor, estudiante o empresario. Te mostraré todo lo que debes saber antes de hacerte con la herramienta, y quizás solo quizás, un pequeño regalo puede estar esperando al final del post, así que, ¿me acompañas?
Imagen de google

¿Qué es G-Suite?

GSuite es un conjunto de aplicaciones enfocadas en aumentar la productividad de las empresas y alcanzar sus objetivos trazados. ¿Cómo?  Con sus aplicaciones hechas para mejorar la comunicación, el almacenamiento en la nube, la colaboración para el trabajo en equipo y la administración y control empresarial para la seguridad informática.

Te otorgan un nombre de dominio personalizado y funcionalidad completa para tablets, móviles y equipos de escritorio y por supuesto, todo funciona en la nube.

¿Recuerdas Google Apps for Work? Es exactamente lo mismo, pero con un nombre, como lo definen ellos, más representativo.

G Suite cuenta cuenta con 12 aplicaciones o herramientas de negocio. Tal como ves en su sitio web, las dividen en 4 categorías:

Google para la comunicación empresarial

  • Gmail: Nada que decir, es el correo de google que todos conocemos.
  • Hangouts: Mensajería instantánea. El chat de la empresa, que también te permitirá tener reuniones a distancia, videoconferencias completas.
  • Calendario: Google calendar. Facilita la planificación de actividades y el trabajo en equipo. La inteligencia artificial automáticamente busca espacios libres de calendario y te sugiere horas apropiadas para tu reunión.
  • Google+: La red social de google, la del +1. Permite compartir y colaborar con el equipo y los clientes.

Almacenamiento en la nube de google para las empresas

  • Google drive es la única opción en esta categoría. Te permite almacenar, compartir, sincronizar y visualizar tus archivos en tiempo real. Además, han afinado la inteligencia artificial. Google drive toma las señales dadas por el usuario en el uso de su tiempo y a partir de ello, te ofrece los archivos que cree que necesitas, antes de que pierdas tiempo buscándolos.

Colaboración: Trabajo en equipo con herramientas de google

  • Documentos: Es el editor de documentos de texto de google. Sin necesidad de software y hecho para que varios puedan trabajar en él al mismo tiempo y en diferentes ubicaciones.
  • Hojas de calculo: Con todo lo que conocemos. Formulas, tablas dinámicas, graficos, etc. Con la facilidad de que varios pueden trabajar sobre el archivo en tiempo real.
  • Formularios: La herramienta estelar de google para crear cuestionarios o encuestas de forma simple y dinámica, para posteriormente analizar sus resultados con hojas de calculo.
  • Presentaciones: La herramienta de google para hacer presentaciones en diapositivas.
  • Sitios: Quizá una de las herramientas más diferenciadas de google. Conseguirás crear contenido para colocarlo en sitios web. Completamente útil para proyectos, intranet, etc.

Google para la Administración y control empresarial

  • Consola del administrador: Otorga seguridad de los datos mediante la administración de usuarios, dispositivos, estadísticas, etc. Incluye la administración de dispositivos móviles de Google para la seguridad de los datos de los móviles.
  • Vault: Mayor seguridad por medio del archivado y la detección electrónica en correos, chats, archivos, etc.

Hasta aquí todo bien. Y los precios, ¿?

Gsuite y sus precios

Para google un usuario es todo aquel que tiene un correo del tipo [email protected]
Aplicaciones de G Suite

En este sentido, G-suite se divide en dos planes mas uno:

G Suite Basic

El plan básico cuesta 5 dolares por usuario al mes o 50 dolares por usuario al año. En ocasiones he visto promociones limitadas dejando este paquete a 4 dolares por usuario.

G Suite Business

Diez (10) dolares por usuario al mes o 120 dolares por usuario al año. O sea, ningún descuento por solicitar el año.

G Suite Enterprise

Un paquete premium. Ofrece controles administrativos adicionales a las de la edición Business. El precio se fija por Google con base en las necesidades del cliente.

G Suite for Education

Dirigido exclusivamente a centros educativos. Su precio: Gratis hasta ahora. Comprende todas las herramientas de G suite (limitación de 100gb para google sites) junto a classroom, una herramienta para crear, compartir y calificar tareas.

Por qué pagar por G Suite

¿Vale la pena entonces pagar por G Suite? Antes considera las aplicaciones gratuitas de google: Drive, docs, gmail, hojas de calculo, presentaciones, etc. Las puedes tener gratis, ¿entonces por qué pagar?

Simplemente porque con G Suite tienes tu propio dominio (@tuempresa.com), mas capacidad de almacenamiento y de gestión.

¿Cuál es entonces la decisión que debo tomar? Haz un diagnóstico de tu empresa. Primero determina en qué medida necesitas las herramientas e interactuas con google. Segunda, compara precios en el mercado. Nosotros te ayudaremos, vamos a comparar con el competidor más inmediato, ¿adivinas quién es?

G Suite vs Microsoft Office 365

Al día de hoy en que escribo este post (año 2017), el competidor más inmediato de GSuite es office 365.

La decisión esta más orientada a permanecer con Microsoft o migrar hacia Google, pues Office llegó a nosotros en 1990 y Google apps en 2007. Microsoft ha estado mas orientado en trabajar como software en nuestros equipos de mesa mientras que Google se ha enfocado en trabajar desde la nube, sin embargo ambos pueden trabajar online y offline con opciones de sincronización.

Antes de dar mi opinión, decidí buscar comparaciones. Muchas de ellas están muy parcializados hacia uno u otro lado. Depende del lado del que sean partner o afiliado y eso no es lo ideal. Sin embargo, si encontré un par bastante relevantes. Pero antes que nada, te puedo dar mi opinión basada en mi experiencia sin ser experto en tecnología.

  • El costo según el tamaño de tu empresa: Considero que gana G Suite, quien te permite contratar sus servicios mes por mes o todo el año de una vez. En cambio hasta donde sé, Office te obliga a contratar todo el año. G Suite es mucho mas simple al ofrecerte dos planes, mientras que Office te ofrece 6 planes, 3 para pequeñas o medianas empresas y 3 para grandes empresas. El plan más económico de Office solo ofrece Exchange, Skype y onedrive por un costo de 5 dolares por usuario por mes. El siguiente plan inmediato (office 365 empresa) cuesta 12,65 dolares por usuario al mes y te ofrece el software más elemental: word, excel, power point, one note, etc. En conclusión, elige G Suite si estas comenzando, es mas simple y se ajustará mas a las necesidades de tu empresa pequeña o mediana. ¿Tienes una gran empresa? Considera entonces los distintos planes de Office.
  • Los costos de mantenimiento de software: Evalúa los pros y contras de tener todo en la nube y dejar libre los equipos de software. Por ejemplo para empleados que viajan constantemente será de utilidad contar con G Suite y trabajar desde la nube, pero las grandes empresas que tienen un sólido departamento de informática con sus propios equipos y su personal en oficina, optaran por la solución de office,
  • La resistencia al cambio: Uno de los objetivos de Google es hacer llegar G Suite a más empresas estatales, y es que muchas de ellas en todo el mundo están con Office, ¿por qué? Ojo. Aquí estoy generalizando por lo que veo en Colombia. Te diré que las empresas del estado conservan personas de mayor edad que organizaciones privadas, lo que los hace reacios a cambiar Office que ha sido la herramienta que han visto toda la vida. Están acostumbrados a dar inicio, programas, Word y no a clickear en explorador, aplicaciones, docs.
  • Compara las aplicaciones de uno y otro por cada departamento: Quizás un vendedor de tu compañía prefiera Gmail por su simplicidad, pero probablemente el desarrollador prefiera Excel por encima de hojas de calculo de Google. ¿Qué te estoy diciendo aquí? Que consideres contratar ambos servicios según las necesidades de los departamentos de tu empresa, porque no necesariamente todos usaran todas las aplicaciones de uno u otro. Hacer un diagnóstico adecuado de lo que necesitan podrá traer ahorros en costos.
  • Integración con otros software: La integración de Office o G-Suite es un aspecto a considerar en función del nivel de madurez de la organización. Me atrevería a decir que Office por antigüedad cuenta con mas opciones de integración con otros software, aunque Google trabaja para eliminar eso.

Para complementar tu análisis, te sugiero la comparación de Lexnetcg (click aquí) y de techtimes (ambos en inglés e imparciales a mi juicio)

En conclusión, evalúa cuál es tu presupuesto y cual es la disposición del personal para comenzar usando una herramienta o migrar hacia el uso de otra.

A nivel general, G Suite en estos momentos resulta más accesible para empresas pequeñas o medianas por su costo y su simplicidad. Office 365 es apto para organizaciones grandes y complejas. ¿Cuáles son las necesidades de tu personal? Diagnostica las preferencias del personal hacia una u otra opción junto a las actividades que realizan, lo que dará información para considerar un híbrido entre Office y G Suite.

Ventajas de G-Suite y el retorno de la inversión

Beneficios de G Suite, ¿cuáles son? Más allá de decirte que su fuerte esta en la colaboración, la reducción de hardware y software por su trabajo desde la nube, su ultravelocidad o seguridad en la protección de los datos, te interesará saber los ahorros en costos.

Pocos son los estudios que han evaluado este aspecto. Un estudio que no es independiente fue el realizado por Forrester Research (empresa de investigación de mercados) por encargo de Google en Febrero de 2016. El estudio se enfoca en los beneficios derivados de las funciones, las ventajas y los resultados que G suite provee a una compañía que elige trabajar en la nube.

El estudio estuvo dirigido a 7 empresas medianas que antes habían utilizado otras soluciones en la nube y ahora se encontraban utilizando G suite (google apps en aquel momento). Se han auditado las 7 empresas durante un período de 3 años y sus comentarios fueron integrados en una empresa modelo para analizar el ROI (retorno de la inversión) junto a otros aspectos. El resultado, un 304% de ROI y beneficio de 170.836 dólares por 100 usuarios durante los 3 años que duró el estudio.

Por supuesto si estas considerando obtener las soluciones de G Suite, te interesará saber aspectos más concretos del estudio. Da click para conocer el estudio completo.

Casos de éxito de G Suite: Grupo alfa, Juan Valdez y Avanxo

Alfagres: Una empresa que produce, comercializa, distribuye y exporta todo tipo de pisos y revestimientos para viviendas, oficinas y construcciones. Su opinión sobre G Suite (Google apps en ese momento)

Juan Valdez es una marca de la empresa Profecol encargada de generar negocios de valor agregado para los cafeteros en Colombia. Avanxo es una empresa orientada a ofrecer servicios en la nube. Este es un video resumen de su experiencia con G Suite (google apps)

Mi opinión de G Suite

Creo que esta más que clara. Si has leído todo el artículo lo está. Si no, te la pongo fácil: Hazte con él. Es una herramienta notable para empresas medianas y pequeñas o para ti emprendedor que comienzas con tu start Up.

Un set de herramientas integradas entre sí para comunicarte, trabajar mejor en equipo, aumentar el control y la seguridad en tu empresa por un precio más que razonable.

Mi opinión, con todo lo dicho quizás no es la más técnica pues no tengo profundo conocimiento en sistemas pero si bastante experiencia en su uso a nivel individual y empresarial.

¿Con dudas? Sin problema. Tienes un período de prueba de 30 días para que te decidas. Sin necesidad de tarjeta de crédito y nada que descargar.

¿Decidido? Piensa en lo mejor para tu negocio.

Da click para registrarte:

Si estás en Sudamérica o Norteamérica:

Si estás en España o Europa

Descuento de G suite

Si tu empresa está en latinoamérica, norteamérica o Europa, desde Google me han dado la oportunidad de difundir sus beneficios para tu negocio otorgándote un cupón de descuento de G Suite por 20%.

Cuando veas la opción de utilizar código de promoción de G Suite, digita:

  • Código latinoamérica y norteamérica: E4D6LDDVX9ULG7L
  • Código latinoamérica y norteamérica: 37THVXG7PKKP74M
  • Código España – Europa: D7PHWTGCJFLVPPF
  • Código España – Europa: T6YD3TDLGR3AHFG

Sólo una empresa por código. Los que estas viendo están disponibles. Desconozco si me enviaran más códigos para difundirlos. Puedes introducir el código de cupón en la sección Facturación de la consola de administración del cliente una vez registres tu empresa o durante el periodo de 30 días de prueba.

Y tú, ¿qué opinión tienes de G Suite (Google apps for work)?

Si esto te ha sido útil...

Únete a la comunidad. ¡Es gratis! Vas a comenzar a recibir en tu bandeja de correo recursos, herramientas y novedades exclusivas para miembros de Ingenio Empresa.

4 comentarios en “G Suite: Lo que debes saber del conjunto de aplicaciones de Google

  1. la verdad soy un emprendedor un soñador despierto que solo quiere satisfacer al público que se expresen de la manera más sencilla y clara y por supuesto soy un estudiante mexicano con 5 PROYECTOS para diferentes edades (niños , adolescentes ,jóvenes , adultos , mayores de edad . tengo 19 y quiero ayudar al mundo sin dañarlo ni a él ni a nadie . mi conclusión es en busca de la felicidad unir a las familias por medio de apps y esta es la oportunidad de expresarme en un comentario lógica

    trabaja por lo que realmente te gusta

  2. El único problema que le veo para pequeñas empresas, es la situación de mi país, en el que teniendo en cuenta que G-suite es mas económico, en Venezuela es muy costoso para 34 Usuario.

    • ¿$34 por usuario? Bastante. Personalmente analizo si algo es costoso a partir de dos criterios: Su precio frente a la competencia y la variación de su precio a través del tiempo cuando conserva las mismas características. Así que definitivamente miraría cómo están los precios de Microsoft.

Deja un comentario