Cuando se generan circunstancias en las que un cliente o proveedor nos suministra información, bienes, infraestructura o ambiente para los procesos de producción o provisión del servicio, debemos asegurar que eso que nos está suministrando se encuentre protegido.
De eso trata el requisito 8.5.3 de ISO 9001.
8.5.3 La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores externos mientras esté bajo el control de la organización o esté siendo utilizado por la misma.
La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación dentro de los productos y servicios.
Cuando la propiedad de un cliente o de un proveedor externo se pierda, deteriore o de algún otro modo se considere inadecuada para su uso, la organización debe informar de esto al cliente o proveedor externo y conservar la iinformación documentada sobre lo ocurrido.
NOTA La propiedad de un cliente o de un proveedor externo puede incluir materiales, componentes, herramientas y equipos, instalaciones, propiedad intelectual y datos personales.
Cómo cumplir con el requisito 8.5.3 de ISO 9001
Es necesario que la organización identifique la propiedad perteneciente a clientes o proveedores externos (identificación y trazabilidad) y sus requisitos, además de asegurar su protección y salvaguarda, y en caso de que la propiedad se vea afectada, informar al cliente o proveedor dejando evidencia documentada.
Propiedad perteneciente a clientes o proveedores externos la hay de muchos tipos y depende del sector o industria de la empresa. Por ejemplo:
- Propiedad intelectual del cliente o proveedor para ser incorporada en los procesos de la organización.
- Paquete de mensajería.
- Pertenencias de un paciente que ingresa a un hospital.
- Computador de un cliente que lo entrega para reparación.