Los roles, responsabilidades y autoridades en ISO 9001

En las organizaciones existen responsabilidades y autoridades. La alta dirección debe asegurarse de que estas se encuentren asignadas y comunicadas para los roles pertinentes.

El requisito 5.3 de la norma ISO 9001:2015 establece algunas responsabilidades y autoridades que deben estar asignadas, como es el asegurarse de que el enfoque al cliente es promovido o que el sistema de gestión de calidad es conforme con los requisitos.

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:

• asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional;
• asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas;
• informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora;
• asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;
• asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.

Para cumplir este requisito, es vital que entendamos el concepto de rol, responsabilidad y autoridad.

Roles en la organización

El rol corresponde a una función que se desempeña según el lugar o situación.

Por ejemplo, una persona que ocupa el cargo de vendedor pero que también desempeña el  rol  de brigadista, está preparado para reaccionar a situaciones de emergencia.

Qué son las responsabilidades en ISO 9001

La responsabilidad son las obligaciones por las que debe responder el colaborador según el cargo que desempeña.

Un analista de ventas tiene como  responsabilidad  generar reportes confiables que reflejen el comportamiento de las ventas para tomar mejores decisiones.

Las responsabilidades pueden ser muchas y están asignadas a los cargos. Los perfiles de cargo pueden mostrar las responsabilidades que desempeña un cargo y los procedimientos las detallan. Por lo tanto, debemos asegurarnos de que haya coherencia entre perfiles de cargo y procedimientos.

La autoridad en el sistema de gestión de calidad

La autoridad es la facultad asignada por la alta dirección, para que un cargo pueda mandar sobre otros cargos y tomar decisiones con respecto a un área determinada.

Por ejemplo un gerente del banco es el único  autorizado  para firmar y generar la orden de transporte del dinero de la bóveda.

Algunas consultores diferencian entre la autoridad formal e informal. La autoridad formal es la que establece por procedimiento, que es justa la del ejemplo del gerente de banco antes mencionado. La autoridad informal es la que se da por jerarquía organizacional, que es la que permite a un jefe solicitar a su equipo a cargo tareas específicas.

Cómo cumplir con el requisito 5.3

Existen muchas formas de cumplir con el requisito 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades. Debemos encontrar la combinación de herramientas más adecuada de acuerdo al tamaño de la organización.

• Organigrama: Perfecto para explicar la estructura organizacional y con ello la autoridad.
• Perfiles de cargo: Logran detallar responsabilidades y autoridades al exponer funciones y autonomía en las decisiones.
• Procedimientos y caracterizaciones de proceso: También muestran responsabilidades al indicar las actividades y el responsable de su ejecución.
• Matriz RACI: RACI significa responsable, aprobador, consultado e informado. También conocida como matriz de asignación de responsabilidades, esta herramienta funciona para instancias diferentes a los procesos en las que se asignan funciones, como es el caso de proyectos.

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