Diagrama-de-flujo

Cómo hacer un diagrama de flujo: Ejemplo práctico

Una actividad está compuesta por dos o más tareas, a la vez que un proceso está compuesto por dos o más actividades. La interacción entre estas actividades es la que determina el desempeño del proceso, por cual para mejorar un proceso o para solucionar un problema específico, es necesario explicar el proceso, y es ahí cuando entra el término que veremos hoy en Ingenio Empresa, el diagrama de flujo.

También llamado flujograma o mapa de procesos, el diagrama de flujo nos permite por medio de bloques, describir gráficamente un proceso, detallando en él, flujo de información, clientes, equipo o materiales.

Teniendo claro qué es un diagrama de flujo, vamos a ver su simbología.

Simbología de un diagrama de flujo

Hay muchas formas para representar las actividades en un flujograma o mapa de procesos (mencionaré constantemente los términos con los que se suele conocer al diagrama de flujo para facilitar al lector el aprendizaje).

La más básica de todas es hacerlo con rectángulos, figurando dentro de este una descripción de la actividad.

Diagrama de flujo rectangular

Otra de las formas, es la de la Sociedad americana de ingenieros mecánicos o ASME. Generalmente es usada por los ingenieros industriales para hacer cursogramas, no obstante es perfecta para lograr diagramas de flujo.

Por último, esta es la simbología más común para hacer un mapa de procesos

Diagrama de flujo, los simbolos
Infografía: Símbolos de un diagrama de flujo

Tipos de diagrama de flujo

Hay diversas clasificaciones otorgadas a los flujogramas: Por su formato, por su forma de presentación, por su propósito, etc.

Realmente no es muy relevante tener en cuenta qué tipos de diagrama de flujo hay, pues conocer esto no va a cambiar el impacto que logres en tu objetivo, sin embargo siempre es bueno saberlo. Así que nos vamos con la clasificación más común, por formato.

Tipo de diagrama de flujo según su formato:

  • Horizontal: Su desarrollo va de izquierda a derecha.
  • Vertical: Se desarrolla desde arriba hasta abajo.
  • Panorámico: Su desarrollo no tiene un orden establecido, siendo hecho tanto en vertical como horizontal a la vez, logrando que se aprecie de un vistazo.
  • Arquitectónico: Basándose en un plano arquitectónico del área de trabajo, esta representación describe el movimiento o flujo de personas y materiales en el espacio donde es realizado.

¿Para qué sirve hacer un diagrama de flujo?

Bueno, ¿y por qué hacerlo? Es una pregunta valida. Veamos algunos de sus beneficios:

  • Con el obtenemos una comprensión más fácil de un proceso. Una representación gráfica siempre será más amigable que una columna de texto, por algo dicen que una imagen vale más que…
  • Elaboración más ágil: Bueno, es una ventaja dependiendo de qué tan capacitada este la persona para hacer el mapa de procesos.
  • Representación visual: Por motivos de comunicación y simplicidad usamos un diagrama de flujo para comunicar procesos, por ejemplo en los documentos de los sistemas de gestión o en los tableros alrededor de la empresa.
  • Y el principal, porque permite representar un proceso para realizar los respectivos análisis.

Cómo hacer un diagrama de flujo: Un ejemplo práctico

Para explicar algunas temas, no hay mejor forma que hacerlo a través de un ejemplo, así que vamos a ver cómo hacer un flujograma con un ejemplo de una empresa de servicios:

Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa Unoart. En el informe de gerencia, básicamente se revisan los indicadores estratégicos.

  • Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores se van a analizar en este trimestre.
  • Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para que los diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que él pueda elaborar el informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los indicadores o no lo envían de forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe inmediato para que sea él quien pida la información.
  • Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los indicadores.
  • Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la variación de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicación ante este hecho.
  • Daniel genera el informe en una presentación de power point.
  • Finalmente, Daniel envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en la reunión de gerencia.
Ejemplo mapa de procesos
Ejemplo flujograma

De esta forma logras ver fácilmente lo que hace Daniel para el informe de trimestre, todo de forma gráfica. Esta es la principal ventaja de un flujograma.

Software para realizar diagramas de flujo

Hay muchos, desde los más básicos hasta los más complejos.

  • Power point, Excel y Word han sido los programas clásicos para hacer diagramas de flujo. El que viste en el ejemplo lo generé con power point. Otra alternativas de Microsoft mucho más específica es Microsoft Visio. ¿Cómo hacerlos? Hay muchas guías en internet: Prueba con estas: Diagramas de flujo en Excel y diagramas de flujo en power point.
  • Hay un software que me gusta mucho por su sencillez. Es clickcharts. Te permite hacer flujogramas de forma más rápida que office. Hasta donde sé, tiene una versión gratuita y una versión de pago y con la gratuita, me ha sido más que suficiente cuando lo he necesitado.
  • Herramientas gratuitas y en línea: Una de las tendencias en Internet consiste en eliminar el software y lograr hacer en línea lo que antes hacíamos al descargar un programa. En datagune-consulting hay una selección de 8 herramientas para crear diagramas de flujo, la mayoría para hacerlo en línea y gratis, te lo recomiendo.
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