5W2H para la planificación: ¿Qué es y cómo se hace?

Tanto en el mundo empresarial como en el ámbito personal (los frentes sobre los que aplico esta herramienta) y en multitud de escenarios más, la planificación condiciona el éxito de un resultado. Así, tal cual como lo escuchas, para que lo grabes en piedra.

De ahí que el 5W2H sea una herramienta vital, pues nos permite elaborar un plan de acción de forma estructurada teniendo en cuenta los elementos esenciales que debe tener toda planificación.

¡Cómo vamos entusiasta! En el tema de hoy explicamos de 5W+2H: Qué es, para qué sirve y cómo se hace; si bien es una herramienta muy sencilla (pero potente), también veremos un ejemplo práctico, como siempre, para que consigas replicar lo aprendido en tu trabajo.

¿Empezamos?

¿Qué es 5W2H?

5W2H es una herramienta de gestión que a través de 7 cuestionamientos nos permite elaborar un plan de acción de forma sistemática y estructurada. Su aplicación es sencilla y puede realizarse individual o en grupo.

Cuando menciono cuestionamientos nos referimos a:

5W2H: What, Why, When, Where, Who, How y How much

De ahí su nombre, de la inicial en inglés de cada palabra.

Existen otras combinaciones como 4W2H o 5W1H, este último más propio del ámbito periodístico y literario (también denominado Las cinco W). Su aplicación es muy similar, solo omiten una o dos palabras, por lo general un solo W o H; pero el para qué es diferente, es decir que la herramienta se usan más con fines investigativos o de redacción.

Dicho esto, nos hacemos la pregunta, ¿qué nos aporta el 5W2H?

Ventajas del 5W+2H

  • Su aplicación es simple.
  • El trabajo final que resulta de su aplicación es de fácil comunicación.
  • Los ámbitos de aplicación son múltiples: empresas, proyectos, personas, etc.
  • Permite realizar la planificación de manera estructurada y sistemática, facilitando el enfoque del grupo o planeador.
  • Se integra a otras herramientas (de hecho puede que la usemos sin darnos cuenta) bien sea para planificar o para caracterizar un problema, por ejemplo con un diagrama de espina de pescado o la técnica del interrogatorio.

Metodología 5W2H: Cómo se hace

Si bien la aplicación del 5W 2H es fácil, conviene disipar dudas (si las hay) explicando cómo se hace un plan con 5W2H, esto lo haremos detallando cada cuestionamiento.

WHAT – QUÉ?: Lo que se quiere hacer.

WHY – POR QUÉ?: La razón por la cual se quiere hacer lo enunciado. ¿Qué justificación o motivo nos hace definir este plan de acción?

WHEN – CUÁNDO? En qué momento se va hacer lo enunciado. No basta con tener el punto de partida, también es necesario cuándo estimamos se verá culminado el plan de acción, esto, teniendo en cuenta los riesgos que se afrontan.

WHERE – DÓNDE? En qué sitio o lugar se va a realizar.

WHO – QUIÉN? El elemento (persona, entidad, grupo, etc) que se va a encargar de realizarlo. Es el responsable de la ejecución. Todo plan de acción sin un doliente, está destinado a fracasar. Cuando la responsabilidad de una actividad cae sobre una sola persona y no sobre un grupo, existen más posibilidades de que esa actividad se logre, a fin de cuentas, ante un mal resultado la responsabilidad compartida duele menos que la individual.

HOW – CÓMO? De qué forma se va hacer, qué procedimientos vas a aplicar, cómo pretendes conseguir el objetivo. Un “cómo” puede ser por ejemplo el desglose de actividades del “qué”.

HOW MUCH – CUÁNTO?: Cuánto va a costar. ¿Esfuerzo, sudor, lagrimas? ¿Tiempo y dinero más bien? Por lo general se desarrolla después del cómo, pues este paso es más claro si se especifica “cuánto” por cada una de las etapas o actividades del plan de acción.

Ejemplo 5W2H: Planificación estratégica

Con planificación estratégica nos referimos a todos los planes que desarrollamos para alcanzar los objetivos en la organización.

El 5W2H es frecuentemente usado en la planificación estratégica y es lo que haremos ahora.

DigiERT es una empresa que desarrolla productos digitales para otras empresas. La empresa está elaborando su planificación estratégica en lo referente a Innovación y mejoramiento continuo.

WHAT – QUÉ: Implementar un modelo de innovación que logre la participación activa del personal hacia la proposición de ideas desde su rol.

WHY – POR QUÉ: La organización no obtiene información de todos los colaboradores por igual. El colaborador puede tener buenas ideas para mejorar la operación de su proceso o el de otros, así como estrategias que la dirección no ha considerado. El propósito es que todos puedan aportar a la innovación tanto a nivel de procesos como competitivo.

WHERE – DÓNDE: La ejecución del plan de acción se iniciará primero en la sede sur. Según los resultados que se obtengan, se ejecutará el plan en las demás sedes de la empresa.

WHEN – CUÁNDO: Desde el 06 de junio de 2018 hasta 20 de octubre de 2018.

HOW – CÓMO: El modelo de innovación se va a implementar así:

  1. Diseño y desarrollo de medios para obtención de ideas (buzón, intranet, página web)
  2. Diseño de modelo de compensación para los colaboradores que entreguen ideas
  3. Definición de  metodología de valoración de ideas.
  4. Establecimiento de alianzas con universidades y centros de negocios.
  5. Lanzamiento de modelo de innovación.

Transversal a todas las actividades, se tendrá control de:

  • Ideas mensuales enviadas por colaboradores
  • Ahorros e ingresos obtenidos por las ideas implementadas
  • Tiempo promedio de valoración de ideas

HOW MUCH – CUÁNTO:

Recursos de personal:

  • Analista de innovación
  • 2 auxiliares de innovación
  • Valorador de ideas

Recursos monetarios, según las actividades:

  1. $200
  2. $0
  3. $0
  4. $600 /mes
  5. $1200

Plantilla en excel 5W2H

La plantilla no tiene nada del otro mundo, pero no quería perder la oportunidad de ahorrarte aunque sea un poco, el tiempo de elaborar una matriz de 5W 2H.

Descarga: Plantilla en excel 5W2H

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14 comentarios en “5W2H para la planificación: ¿Qué es y cómo se hace?

  1. Buenas noches, respecto al post , no lo había escuchado y es importante saber de estos mecanismos para un mejor funcionamiento en la ejecución de un programa de mejora para la empresa y para enriquecer nuestros conocimientos. Al principio creí que eran las 7 herramientas de la cálidad, que por cierto quisiera profundizarlo con una pequeña explicación. Saludos

  2. Lo considero muy importante; a partir de las propias interrogantes uno comienza a pensar distinto y esta nueva forma de cuestionarse las cosas, indiscutiblemente, imprimen un sello que lleva a otras reflexiones.
    Interrogar si lo que hacemos es así y está correcto evidentemente nos hace pensar distinto.
    Saludos,
    Manuel

    • De acuerdo Manuel! Son precisamente esas reflexiones que mencionas el principal beneficio del 5W2H, dado que son las que permiten ejecutar un mejor plan de acción. Llegar a estas reflexiones se hace mucho más fácil a través de la técnica.

      Un saludo.

  3. Hola Diego,

    ¿me podés mandar la planilla a mi mail? cuando la traté de descargar, me apareció un cartel que dice que la página no se puede encontrar. (quizás sea mi servidor) Gracias! Maggie

  4. Muchas gracias por compartir tus conocimientos, me han ayudado mucho. En el ámbito de las ciencias sociales para mi era obvio que un proyecto tendría que responder estas cuestiones, ahora que estoy en el ámbito industrial veo que no es tan obvio para mis compañeros ni aun que ya existe como técnica.

    • Imaginate, aun cuando ya se mueven tus compañeros en el ámbito industrial, para ellos no era tan obvio. La planificación es vital, no por nada los japoneses dedican gran parte del trabajo a analizar las causas de un problema y planificar muy detalladamente lo que se hará para resolverlo. De ahí que hoy tengamos a nuestro alcance técnicas tan sencillas como esta.

      Un saludo Paulina y gracias por comentar.

  5. Buen día Diego.
    Este tipo de herramientas son muy útiles, organiza la información y le permite llevar un control del trabajo, en si el cuadro de mando se formulo para este fin. Yo le agregaría el proceso al cual se le esta apuntando.
    Gracias¡¡¡¡ le daré uso en mi trabajo.

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