Ciclo de Deming (PDCA): Qué es y cómo logra la mejora continua

Planear, hacer, verificar y actuar. Cuatro palabras que han significado mucho para el mejoramiento continuo en las organizaciones.

¿De dónde provienen estas palabras? ¿Qué significan en sí? ¿Cómo a través de 4 pasos logramos el mejoramiento continuo? Es lo que veremos hoy al detalle.

Hoy en Ingenio Empresa, hablamos a profundidad del ciclo PDCA o ciclo de Deming.

Qué es el ciclo PDCA

Ciclo de deming (PHVA o PDCA): Qué es y cómo se hace + ejemplo práctico

También conocido por sus siglas en español PHVA, el ciclo de deming o ciclo PDCA (PDCA cycle) se basa en la realización constante de 4 pasos

  • Planear (plan),
  • Hacer (do),
  • Verificar (check) y en algunas referencias reemplazado por la “S” de study.
  • Actuar / ajustar (act).
El ciclo nos guía en la planificación de una acción, la ejecución controlada de lo planificado, para posteriormente revisar la diferencia entre lo planificado y lo realizado y ajustar, en caso de ser necesario. Pero la cosa no termina allí, el ciclo vuelve a iniciar con una nueva planificación y es de nunca terminar. De ahí que el ciclo de Deming conduzca a las organizaciones hacia la mejora continua (kaizen).

¿Quién fue su creador? ¿Breve historia del ciclo PDCA

¿Te interesa la historia? Si es así dale click para contarte en unas cuantas líneas cómo se creó el ciclo PDCA.

Historia del PDCA

Su creador, como ya te imaginarás, es de apellido… ¡Walter A. Shewhart! ¿Por qué ciclo de Deming? En realidad hay quienes también le llaman ciclo de Shewhart. Aunque él fue su creador, fue Edgards Deming quien se encargo de difundirlo a través de sus publicaciones y trabajos.

¿Entonces cómo llegó a ser conocido como circulo de deming?

No existe ninguna discusión sobre quién inventó qué. El mismo Edgards Deming señala en sus obras que el creador del PHVA es Walter Shewhart, padre del control estadístico.

Así pues, fue Shewhart en el año 1939 quien hizo las primeras menciones al ciclo PDCA en sus publicaciones. Posteriormente, Deming y Shewhart trabajabarían juntos. De ahí que Deming afirmara que Walter era su mentor.

Luego vendría la segunda guerra mundial. Deming, que se encontraba en Estados Unidos, migró a Japón con todo el conocimiento adquirido. Allí, enseñó a académicos y empresarios japoneses el ciclo PDCA, quienes no dudaron en aplicarlo a sus industrias.

Hoy por hoy el ciclo es de amplio reconocimientos en el ámbito empresarial y académico de todo el mundo. Normas internacionales como la ISO 9001 y 14001 (sistemas de gestión de calidad y sistema de gestión ambiental) lo incluyen como parte de la estructura de implementación, mantenimiento y mejora.

Así que, nos conviene saber un poco más del ciclo, ¿verdad?

Cómo hacer el Ciclo PDCA

Para llevar a cabo un plan de acción a través de un ciclo PHVA, atravesaremos 4 pasos. ¿Adivinas cuáles son?

Planear: La planificación de los objetivos o actividades

Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La aplicación del ciclo PHVA requiere tener la vista sobre un proceso, oportunidad o problema.

Definir la situación implica realizar el análisis sobre el problema o evento. No se puede definir un plan de acción si antes no entendemos cuál es el problema. Aquí podemos usar cualquiera tipo de técnica de análisis (dale un vistazo a la sección de análisis y mejoramiento de procesos). Si hablamos de un problema, podemos usar herramientas como Espina de pescado o 5 por qué.

Los 5 Por qué: Análisis de causa raíz basado en preguntas

Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis cuantitativos, reuniones grupales, grupos de consenso, investigaciones, etc. Todo sea para conocer qué se debe hacer de cara a la etapa de “hacer”.

Ahora bien, si hablamos de sistemas de gestión debemos tener en cuenta que el PHVA se aplica tanto a nivel general como a nivel específico, siendo el general la representación de la estructura del sistema (numeral 0.3.2 de la norma lo explica) y el especifico un plan de acción para el cierre de una no conformidad o para nuestra vida misma.

Una vez tenemos total claridad del problema o situación, planteamos la estrategia o secuencia de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso, abordar la oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta estrategia entre más específica, mejor. Aquí es cuando herramientas como 5W2H toman relevancia al permitirnos afinar la planificación.

Este para mí, es el paso importante. Si no hay una buena planificación, los resultados no serán los deseados. No obstante, en muchas organizaciones, este es el paso que menos tiempo toma.

Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y responsables. Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros aspectos como sitios o lugares, recursos, materiales, riesgos, factores críticos de éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad.

El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el diagrama de Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables sobre las actividades del plan de acción que les conciernen.

Hacer: La ejecución de lo planificado

Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los parámetros establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande el plan de acción, más recomendable es el seguimiento de una persona sobre cada actividad y responsable.

A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán en función del resultado de la ejecución de la actividad planeada.

Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el levantamiento y análisis de los datos para la elección y ejecución de la alternativa adecuada. Según el tipo de alternativa habrán diferentes actividades. Por lo tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los datos y se obtenga la alternativa a elegir, se crearan giros importantes dentro de ese plan de acción. Eso se planea según el resultado de la ejecución.

Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad del plan de acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o pruba piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan las mismas actividades a gran escala.

Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado

En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió lo planificado.

Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio esperado que supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos formas:

  • Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de la actividad realizada, esto es que genere el resultado esperado en los términos dispuestos (tiempo, costo, etc)
  • Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis, podemos emplear herramientas de la calidad como pareto, diagrama de correlación y hojas de comprobación.

Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de verificar genera una lección aprendida. De ahí que las normas de los sistemas de gestión incluyan este punto.

Actuar: Con base en los resultados

La última etapa del circulo de Deming nos lleva a realizar las acciones necesarias para cerrar las brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta etapa suelen surgir planes futuros o recomendaciones, que es precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua.

La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre procedimientos y su posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.

Ejemplos de PHVA

Ejemplo PDCA en una organización

Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no ha realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que ocasionó 4 parones en producción durante el último semestre.

La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no conformidad:

Iniciamos con la etapa de planificación:

Antes que nada debemos analizar la situación, caractericemos el problema:

  • ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas?
    • Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento.
  • Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de producción.
    • Determinamos que el costo fue de $US 3200

¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado, ya sabemos qué actividades se van a plantear:

  • Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que realice el mantenimiento de los equipos.
  • Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a maquinarias.
  • Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
  • Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y contractuales que esto conlleva.
  • Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los mantenimientos.

Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:

  • El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de $US 240 el día, dos veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo de accidente laboral con la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de maquinaria.
  • Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo de tener parada la producción en caso de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También asume el riesgo de accidente laboral del personal que ellos envían.
  • Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más económica por lo que representa en términos de costos y cesión de responsabilidad.
  • Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento.

Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:

  • ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva.

Actuar, en caso de ser necesario:

  • En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo.
  • La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas, conviene realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo acuerdo.

Ejemplo PHVA en un sistema de gestión

Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene. Tal es el caso del sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma ISO 9001 explica como los capítulos se ajustan al ciclo PHVA.

Estructura ISO 9001 PHVA
Fuente: ISO 9001:2015

Ejemplo PHVA en la vida de una persona

Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una entrevista laboral con la psicóloga y para él es muy importante quedar contratado. Para eso él:

Planifica:

  • Hace un repaso de las preguntas más comunes en una entrevista laboral de ese tipo y prepara una respuesta.
  • Se aplica un análisis DOFA a sí mismo para conocer sus oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas.
  • Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google Maps y Google Street para saber cómo llegar y mitigar el riesgo de llegar tarde.
  • Busca información de la empresa.

Hacer:

  • Toma el bus según la ruta que identificó en su planeación.
  • Estudia su análisis DOFA.
  • Hace la entrevista laboral en la que algunas de las preguntas que le hacen, corresponden a las preguntas que él ya había estudiado o son sobre su personalidad, por lo que responde a partir de su análisis FODA.

Verificar:

  • Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía preparadas y en unas pocas su respuesta pudo ser mejor. Para la próxima entrevista deberá saber por ejemplo, cómo a partir de la información de la empresa, del cargo y del profesional que es él, puede aportar a la compañía.

Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene entrevista con el que será su jefe inmediato.

Ajustar:

  • Daniel fortalece los puntos débiles que logró verificar / comprobar en su primer entrevista.

***

Para terminar...
Como ves, ejemplos de PDCA hay muchos. No solo es una herramienta de las organizaciones. Debería ser una herramienta para nuestra vida misma. Hay quienes van por la vida sin definir dónde están y para dónde van. ¿Conoces alguno?
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14 comentarios en “Ciclo de Deming (PDCA): Qué es y cómo logra la mejora continua”

  1. Estimado Diego
    Las técnicas para la mejora continua de procesos y actividades en las empresas son vitales, en la era de la globalización y de la competitividad
    Gracias por compartir
    Saludos cordiales

  2. Buenas tardes Diego, gracias por la información, es un enfoque interesante, practico y si se quiere, no muy complicado de aplicar: En mi organización, el problema son las personas; sus culturas personales les limita grandemente, son desconfiados, incrédulos y faltos de visión.

    Se dificulta su aplicación, pero es una herramienta importante y la pienso utilizar.

    Saludos y gracias nuevamente.

    • Hola Gerardo.

      Todo empieza por la alta dirección. Si la cultura organizacional no se imparte desde la gerencia, poco se podrá conseguir.

      Así que, apunta a la gerencia. Si los convences, ya tienes gran parte del trabajo hecho.

      Saludos!

  3. Gracias Diego me ha resultado de gran ayuda el contenido de este post pues es lo que realmente necesitaba para compartir con mis colegas. Como resultado de la revisión del sistema nos encontramos en la revisión de las fichas de proceso de la organización con la introducción del diagrama SIPOC y precisamente los ejemplos que brindas en cada etapa del ciclo facilitan la comprensión para establecer la secuencia de las actividades que le corresponden a cada proceso.
    Es bueno poder contar siempre con tus experiencias y aportes.

    Ana

  4. Buenas noches Diego, información muy valiosa gracias por compartirla, muy practica y útil para las organizaciones, la gran dificultad es la cultura en la mayoría de sus servidores para la incorporación de nuevos conceptos; pero toca seguir intentándolo.

    • Intentarlo por todos los medios Arlinson. Capacitaciones, talleres, comunicaciones, reuniones, casos de estudio, modelos de compensación…. Todo lo que pueda generar el hábito de aplicar estás herramientas; pero al igual que lo mencioné en otro comentario, todo empieza por la gerencia.

      Un saludo

  5. Muchas gracias por tus portes. Es una herramienta aplicable en los procesos de las organizaciones que están certificados con el esquema de ISO 9001:2015.
    Saludos.

    • Hola Daniela. En todo lo que la quieras implementar, básicamente es entender cómo se realizan las actividades bajo un enfoque de PHVA.

      Dicho lo anterior, puedes mapear el proceso segmentando actividades de Planear, hacer, verificar y actuar. Por ejemplo la evaluación de desempeño:

      – En planear: Definir los criterios y tipos de evaluación a aplicar por colaborador (90º, 180º, 270º, etc), cronograma de evaluaciones, la herramienta a usar, etc.
      – En hacer: Implementar la herramienta y ejecutar las evaluaciones. Analizar los resultados para generar estadística que indique qué aspectos deben fortalecerse en el personal.
      – En verificar: Verificar que todos los colaboradores hayan sido evaluados y que los resultados del análisis sean pertinentes.
      – En actuar: Corregir las desviaciones identificadas.

  6. Muy buenas tardes Diego excelente material, te doy las gracias por compartir tus conocimientos y lo mas importante aportar o ayudarnos a ver una luz al final del túnel.

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