Diagrama de flujo o Flujograma: ¿Qué es y cómo se hace?

Una actividad está compuesta por dos o más tareas, a la vez que un proceso está compuesto por dos o más actividades. La interacción entre estas actividades es la que determina el desempeño del proceso, por cual para mejorar un proceso o para solucionar un problema específico, es necesario explicar el proceso.

Es ahí cuando entra el término que veremos hoy en en la sección de mejoramiento de procesos.

Qué es un flujograma, cuál es su simbología, pasos para elaborarlo y ejemplo de diagrama de flujo, es lo que veremos en esta ocasión.

Iniciamos.

Qué es un diagrama de flujo

¿Y qué es? También llamado flujograma, el diagrama de flujo nos permite por medio de bloques, describir gráficamente un proceso, detallando en él, flujo de información, clientes, equipo o materiales.

El concepto de diagrama de flujo también se toca desde el ámbito informático, más específicamente desde la programación. Se realizan diagramas de flujo para analizar las instrucciones que se le dan a la maquina.

En este caso, hablaremos de diagrama de flujo desde el ámbito de las operaciones de la empresa.

Teniendo claro qué es un diagrama de flujo, vamos a ver su simbología.

Simbología de un diagrama de flujo

Hay muchas formas para representar las actividades en un flujograma (mencionaré constantemente los términos con los que se suele conocer al diagrama de flujo para facilitar al lector el aprendizaje).

La más básica de todas es hacerlo con rectángulos, figurando dentro de este una descripción de la actividad.

Diagrama de flujo rectangular

Otra de las formas, es la de la Sociedad americana de ingenieros mecánicos o ASME. Generalmente es usada por los ingenieros industriales para hacer cursogramas, no obstante es perfecta para lograr diagramas de flujo.

Por último, esta es la simbología más común para hacer un diagrama de flujo.

Diagrama de flujo, los simbolos
Infografía: Símbolos de un diagrama de flujo

Tipos de diagrama de flujo

Hay diversas clasificaciones otorgadas a los flujogramas: Por su formato, por su forma de presentación, por su propósito, etc.

Realmente no es muy relevante tener en cuenta qué tipos de diagrama de flujo hay, pues conocer esto no va a cambiar el impacto que logres en tu objetivo, sin embargo siempre es bueno saberlo. Así que nos vamos con la clasificación más común, por formato.

Tipo de diagrama de flujo según su formato:

Muéstrame cuáles son
  • Horizontal: Su desarrollo va de izquierda a derecha.
  • Vertical: Se desarrolla desde arriba hasta abajo.
  • Panorámico: Su desarrollo no tiene un orden establecido, siendo hecho tanto en vertical como horizontal a la vez, logrando que se aprecie de un vistazo.
  • Arquitectónico: Basándose en un plano arquitectónico del área de trabajo, esta representación describe el movimiento o flujo de personas y materiales en el espacio donde es realizado.

¿Para qué sirve hacer un flujograma?

Bueno, ¿y para qué hacerlo? Es una pregunta valida. Veamos algunos de sus beneficios:

  • Con el obtenemos una comprensión más fácil de un proceso. Una representación gráfica siempre será más amigable que una columna de texto, por algo dicen que una imagen vale más que…
  • Elaboración más ágil: Bueno, es una ventaja dependiendo de qué tan capacitada este la persona para hacer el flujograma.
  • Representación visual: Por motivos de comunicación y simplicidad usamos un diagrama de flujo para comunicar procesos, por ejemplo en los documentos de los sistemas de gestión o en los tableros alrededor de la empresa.
  • Y el principal, porque permite representar un proceso para realizar los respectivos análisis.

Cómo hacer un diagrama de flujo: Un ejemplo práctico

Para explicar algunas temas, no hay mejor forma que hacerlo a través de un ejemplo, así que vamos a ver un ejemplo de flujograma.

Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa Unoart. En el informe de gerencia, se revisan los indicadores de gestión.

  • Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores se van a analizar en este trimestre.
  • Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para que los diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que él pueda elaborar el informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los indicadores o no lo envían de forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe inmediato para que sea él quien pida la información.
  • Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los indicadores.
  • Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la variación de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicación ante este hecho.
  • Daniel genera el informe en una presentación de power point.
  • Finalmente, Daniel envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en la reunión de gerencia.

¿Cómo podemos representar todo lo dicho?

Ejemplo mapa de procesos
Ejemplo flujograma

De esta forma logras ver fácilmente lo que hace Daniel para el informe de trimestre, todo de forma gráfica. Esta es la principal ventaja de un flujograma.

Este es un punto de partida para el inicio de otras mejoras. Por ejemplo, podemos identificar en qué parte del proceso representado se generan más desperdicios, está la inconformidad del cliente o se gasta más tiempo de la jornada. Herramientas como los 5 por qué y espina de pescado se integran con esta herramienta para desarrollar mejoras en un proceso.

Software para diagramas de flujo

Hay muchos software para flujogramas, desde los más básicos hasta los más complejos.

  • Power point, Excel y Word han sido los programas clásicos para hacer diagramas de flujo. El que viste en el ejemplo lo generé con power point. Otra alternativas de Microsoft mucho más específica es Microsoft Visio. ¿Cómo hacerlos? Hay muchas guías en internet: Prueba con estas: Diagramas de flujo en Excel y diagramas de flujo en power point.
  • Hay un software que me gusta mucho por su sencillez. Es clickcharts. Te permite hacer flujogramas de forma más rápida que Office. Hasta donde sé, tiene una versión gratuita y una versión de pago y con la gratuita, me ha sido más que suficiente cuando lo he necesitado.
  • Herramientas gratuitas y en línea: Una de las tendencias en Internet consiste en eliminar el software y lograr hacer en línea lo que antes hacíamos al descargar un programa. En datagune-consulting hay una selección de 8 herramientas para crear diagramas de flujo, la mayoría para hacerlo en línea y gratis, te lo recomiendo.

Otras herramientas bastante posicionadas pero que no puedo recomendar porque no he usado son: Lucidchart, Smartdraw, Canva y Cacoo. La mayoría están en la nube (online) y tienen funcionalidades que van más allá de la elaboración del diagrama de flujo, por ejemplo tutoriales, plantillas prediseñadas e integración con herramientas como Power Point, G Suite, Drive, etc.

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15 comentarios en “Diagrama de flujo o Flujograma: ¿Qué es y cómo se hace?”

  1. Realmente me parece que este Blog es excelente!!! Ya me suscribí, me parece sumamente útil la información que comparte, especialmente, la relacionada a interpretación de los numerales de la norma ISO 9001:2015 ….

    Gracias por su valioso aporte!

  2. buenos días:

    Tendrás otros ejemplos? Estoy elaborando uno, en este necesito comprobar que existan instructivos, ó capacitación , pero no sé en que parte del diagrama colocarlo.

    saludos cordiales

  3. Buenas tardes, soy alumno en practica y me dieron de trabajo crear para una auditoria un diagrama de flujo de los procesos operativos de la empresa. debo hacerlo paso a paso por actividad que se realiza en terreno y tengo algunas dudas si alguien puede mostrarme un diagrama de actividades detallas me seria d eutilidad

  4. Hola Diego, me parece muy interesante tu blog, te agradezco la información.
    Tengo una duda sobre el diagrama de flujo, al inicio de esta publicación mencionas diagrama de flujo o mapa de proceso, sin embargo en otra de tus publicaciones tienes mapa de procesos y no haces alusión del diagrama de flujo, o es la mismo pero con una presentación diferente. Te agradecería que me absuelvas la duda, porque la verdad estoy revisando estos temas después de años y me estoy enredado. Gracias de antemano.

    • Hola Silvia.

      Tienes razón. En realidad el mapa de procesos es una especia de diagrama de flujo utilizado para mostrar la interacción entre procesos, pero en aras de hacerlo más fácil de entender y más bonito, se ha apartado un poco de la simbología general que se utiliza para el diagrama de flujo, llegando a significar en si mismo otra herramienta para un uso mu específico: mostrar los procesos de la organización y su secuencia e interacción.

      Sin embargo, aun me he encontrado con organizaciones que realizan su mapa de procesos como si de un diagrama de flujo a gran escala se tratase.

      Mi recomendación es, considéralos como herramientas diferentes. Ya he modificado el post a partir de tu pregunta, porque es verdad, puede llegar a confundir.

      Gracias por escribir Silvia. Un saludo.

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