Una actividad está compuesta por dos o más tareas, a la vez que un proceso está compuesto por dos o más actividades. La interacción entre estas actividades es la que determina el desempeño del proceso, por cual para mejorar un proceso o para solucionar un problema específico, es necesario explicar el proceso.
Es ahí cuando entra el término que veremos hoy en en la sección de mejoramiento de procesos.
Qué es un flujograma, cuál es su simbología, pasos para elaborarlo y ejemplo de diagrama de flujo, es lo que veremos en esta ocasión.
Iniciamos.
Qué es un diagrama de flujo
El concepto de diagrama de flujo también se toca desde el ámbito informático, más específicamente desde la programación. Se realizan diagramas de flujo para analizar las instrucciones que se le dan a la maquina.
En este caso, hablaremos de diagrama de flujo desde el ámbito de las operaciones de la empresa.
Teniendo claro qué es un diagrama de flujo, vamos a ver su simbología.
Simbología de un diagrama de flujo
Hay muchas formas para representar las actividades en un flujograma (mencionaré constantemente los términos con los que se suele conocer al diagrama de flujo para facilitar al lector el aprendizaje).
La más básica de todas es hacerlo con rectángulos, figurando dentro de este una descripción de la actividad.
Otra de las formas, es la de la Sociedad americana de ingenieros mecánicos o ASME. Generalmente es usada por los ingenieros industriales para hacer cursogramas, no obstante es perfecta para lograr diagramas de flujo.
Por último, esta es la simbología más común para hacer un diagrama de flujo.
Tipos de diagrama de flujo
Hay diversas clasificaciones otorgadas a los flujogramas: Por su formato, por su forma de presentación, por su propósito, etc.
Realmente no es muy relevante tener en cuenta qué tipos de diagrama de flujo hay, pues conocer esto no va a cambiar el impacto que logres en tu objetivo, sin embargo siempre es bueno saberlo. Así que nos vamos con la clasificación más común, por formato.
Tipo de diagrama de flujo según su formato:
¿Para qué sirve hacer un flujograma?
Bueno, ¿y para qué hacerlo? Es una pregunta valida. Veamos algunos de sus beneficios:
- Con el obtenemos una comprensión más fácil de un proceso. Una representación gráfica siempre será más amigable que una columna de texto, por algo dicen que una imagen vale más que…
- Elaboración más ágil: Bueno, es una ventaja dependiendo de qué tan capacitada este la persona para hacer el flujograma.
- Representación visual: Por motivos de comunicación y simplicidad usamos un diagrama de flujo para comunicar procesos, por ejemplo en los documentos de los sistemas de gestión o en los tableros alrededor de la empresa.
- Y el principal, porque permite representar un proceso para realizar los respectivos análisis.
Cómo hacer un diagrama de flujo: Un ejemplo práctico
Para explicar algunas temas, no hay mejor forma que hacerlo a través de un ejemplo, así que vamos a ver un ejemplo de flujograma.
Daniel es el encargado de elaborar el informe trimestral de gerencia para la empresa Unoart. En el informe de gerencia, se revisan los indicadores de gestión.
- Daniel con un tiempo de anterioridad a la reunión, debe revisar qué indicadores se van a analizar en este trimestre.
- Luego debe solicitar la información con un tiempo prudente a la reunión, para que los diferentes procesos consigan enviarle los datos necesarios para que él pueda elaborar el informe. En ocasiones los procesos se olvidan de enviar los indicadores o no lo envían de forma oportuna, para lo cual, Daniel habla con su jefe inmediato para que sea él quien pida la información.
- Posteriormente, el plasma los datos en un archivo de Excel y de esta manera genera los indicadores.
- Daniel revisa uno a uno los indicadores y los compara con los del mes anterior. Si la variación de un indicador entre un mes y otro es mayor al 10%, solicita una explicación ante este hecho.
- Daniel genera el informe en una presentación de power point.
- Finalmente, Daniel envía el informe a su jefe. Él se encargará de mostrarlo en la reunión de gerencia.
¿Cómo podemos representar todo lo dicho?
De esta forma logras ver fácilmente lo que hace Daniel para el informe de trimestre, todo de forma gráfica. Esta es la principal ventaja de un flujograma.
Software para diagramas de flujo
Hay muchos software para flujogramas, desde los más básicos hasta los más complejos.
- Power point, Excel y Word han sido los programas clásicos para hacer diagramas de flujo. El que viste en el ejemplo lo generé con power point. Otra alternativas de Microsoft mucho más específica es Microsoft Visio. ¿Cómo hacerlos? Hay muchas guías en internet: Prueba con estas: Diagramas de flujo en Excel y diagramas de flujo en power point.
- Hay un software que me gusta mucho por su sencillez. Es clickcharts. Te permite hacer flujogramas de forma más rápida que Office. Hasta donde sé, tiene una versión gratuita y una versión de pago y con la gratuita, me ha sido más que suficiente cuando lo he necesitado.
- Herramientas gratuitas y en línea: Una de las tendencias en Internet consiste en eliminar el software y lograr hacer en línea lo que antes hacíamos al descargar un programa.
Otras herramientas bastante posicionadas pero que no puedo recomendar porque no he usado son: Smartdraw, Canva y Cacoo. La mayoría están en la nube (online) y tienen funcionalidades que van más allá de la elaboración del diagrama de flujo, por ejemplo tutoriales, plantillas prediseñadas e integración con herramientas como Power Point, G Suite, Drive, etc.
me podria ayudar el numero de sonidos emitidos por un grillo en un minuto es un a funcion de la temperatura como resultado de esto es posible determinatrel nivel de la temperatura haciendo uso un grillito como termometro
MUCHAS GRACIAS ME FUE MUY UTIL LA INFORMACION
hola, tengo que hacer un diagrama de flujo el procedimiento para radicar una petición, queja, reclamo o sugerencia en el hospital san Rafael de Tunja Boyacá pero no se donde poner todos los datos.
pongalos en un diagrama de flujo y le queda melo
aqui en la pagina tiene toda la informacion
Hola Diego, muchas gracias por este blog, tengo claro, de principio a fin, el proceso que tengo que plasmar (es un flujo de siniestro) pero no se que hacer cuando hay varias actividades a la vez. Me podrías orientar???
Hola Velia.
La verdad no conozco ninguna notación para denotar actividades paralelas, no sabría cómo ayudarte. Quizá una forma de diagrama que podría ayudar es el que está dividido por carriles, o swimlane en inglés. Colocando actividades a la misma altura de otras, pero en carriles separados, podría ser un indicador de que esas actividades se realizan al mismo tiempo, aunque de nuevo, desconozco si existe un estándar para esto.
Un saludo.
Muchas gracias por compartir esta información, es una gran ventaja y de hecho en mi Universidad te usan como referencia para sus núcleos.
Saludos
Me alegra mucho escuchar eso Rubén. Muchas gracias!
Muchas gracias. Diego, por compartir tus conocimientos por este medio, me ha sido de mucha utilidad tu información para que yo pudiera elaborar un flujograma en mi trabajo para proyectar un proceso de titulación por vía tesis de grado, mil gracias por tú aporte. Saludos.
Me alegra mucho Antonio, gracias por el comentario.
Como deberia comenzar el flujo , si mi base es mejorar la comunicacion interna de un departamento
Como implementar un diagrama de flujo de proceso, para lograr un incremento en volumen de producción, cuales pueden ser esas mejoras paso a paso .
Hola Noel.
El diagrama de flujo por sí solo no logrará el incremento, pero es el punto de partida.
Una vez realizado el diagrama de flujo puedes analizar cada etapa y revisar, ¿cómo se puede mejorar? El análisis puede estar acompañado de cifras sobre cada instancia del diagrama, lo que te permitirá acotar todavía más dónde mejorar.
Este tipo de análisis te llevará a crear otro diagrama de flujo «ideal», en el cual se asume que ya se tienen las herramientas para lograr el incremento en el volumen de producción.
Un saludo.
GRACIAS , A VER COMO NOS SALE ESTO YA TENGO UN PANORAM MAS CLARO AHORA
hola buenas tardes estoy haciendo un diagrama de flujo de informacion para un sistema actual de gestion de inscripcion y registro de calificaciones de una escuela secundaria en venezuela
Interesante, información breve y claro, gracias por la excelente información
Buen dia,
Estoy iniciando en una empresa que no tienen creado el departamento de RRHH, por ende necesito implementar flujo grama de procesos para desprender los perfiles de cargo y empleados.
Nunca he arrancado de cero y me gustaria ademas de necesitar tener una ayuda.
Cordial Saludo
Hola Gloria.
Te recomiendo este artículo: Gestión del recurso humano desde ISO 9001:2015
Si bien está estructurado para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001, explica de manera detallada qué es lo que hace un proceso de talento humano e incluyo diagramas de flujo de ejemplo.
Excelente información. Me ayudó hacer mi tarea. ¬ ” ¬
Muy útil la enseñanza
Bendiciones
No mame no está en la iglesia señor.
Buenas tardes, muy buena información. Podrias indicarme dónde puedo ubicar ejemplos de flujograma situacional? Gracias de antemano!
hola tengo que hacer un diagrama de flujo sobre una empresa de bisutería no se como empezar
HOLA NO SE COMO HACER UN INFORME DE UN DIAGRAMA DE FLUJO, NO SE COMO EMPEZAR, GRACIAS….HELP MEEEEEEEEEEEE…………..
Diego gracias por tu explicación, pero debo hacer un flujograma de una empresa que hace sombreros como puedo empezar?
Hola Hellen.
Empieza por el detonante del proceso. ¿Qué hace que ustedes inicien la producción? Puede ser una solicitud de un cliente, puede ser la planificación de ventas del período, pueden ser los pedidos acumulados, etc.
Luego haz seguimiento del paso a paso del proceso y comienza a mapear las actividades según la simbología del diagrama de flujo. Hecho todo, valida nuevamente que el proceso mapeado esté correcto.
Me cuentas.
Muy buena explicación, y lo mejor de todo, sin tanto relleno, directo al grano.
Hola Jaime. Directo y al punto, así trato que sea siempre.
Gracias por comentar.
¡Muchas gracias por esta información! Me ha resultado verdaderamente útil.
Me alegra escuchar eso Sergio!
Hola Diego, me parece muy interesante tu blog, te agradezco la información.
Tengo una duda sobre el diagrama de flujo, al inicio de esta publicación mencionas diagrama de flujo o mapa de proceso, sin embargo en otra de tus publicaciones tienes mapa de procesos y no haces alusión del diagrama de flujo, o es la mismo pero con una presentación diferente. Te agradecería que me absuelvas la duda, porque la verdad estoy revisando estos temas después de años y me estoy enredado. Gracias de antemano.
Hola Silvia.
Tienes razón. En realidad el mapa de procesos es una especia de diagrama de flujo utilizado para mostrar la interacción entre procesos, pero en aras de hacerlo más fácil de entender y más bonito, se ha apartado un poco de la simbología general que se utiliza para el diagrama de flujo, llegando a significar en si mismo otra herramienta para un uso mu específico: mostrar los procesos de la organización y su secuencia e interacción.
Sin embargo, aun me he encontrado con organizaciones que realizan su mapa de procesos como si de un diagrama de flujo a gran escala se tratase.
Mi recomendación es, considéralos como herramientas diferentes. Ya he modificado el post a partir de tu pregunta, porque es verdad, puede llegar a confundir.
Gracias por escribir Silvia. Un saludo.
Es muy completa la información, te estoy muy agradecida.
Gracias esto a sido de gran ayuda para mi tarea espero que sigas asiendo este tipos de cosas.
como puedo llenar un extendido que informacion debo de poner
Hola Ruth, ¿qué es un extendido?
Buenas tardes, soy alumno en practica y me dieron de trabajo crear para una auditoria un diagrama de flujo de los procesos operativos de la empresa. debo hacerlo paso a paso por actividad que se realiza en terreno y tengo algunas dudas si alguien puede mostrarme un diagrama de actividades detallas me seria d eutilidad
excelente gracias me sirvió mucho
Que Información tan útil y sencilla. Gracias mil
buenos días:
Tendrás otros ejemplos? Estoy elaborando uno, en este necesito comprobar que existan instructivos, ó capacitación , pero no sé en que parte del diagrama colocarlo.
saludos cordiales
Hola Martin.
No, por el momento estos son los ejemplos. Puedes usar el rombo para preguntar si se cuenta con instructivos o capacitación, o conociendo que así es, usar el símbolo de documento.
Realmente me parece que este Blog es excelente!!! Ya me suscribí, me parece sumamente útil la información que comparte, especialmente, la relacionada a interpretación de los numerales de la norma ISO 9001:2015 ….
Gracias por su valioso aporte!
Iliana, muchas gracias por tu comentario. Se vienen más y mejores cosas.
Me alegra saber que hay personas que puensan en ayudar o otras, Dios los bendiga su guia a sido de gran apoyo, bendiciones
Maria, gracias a ti por comentar. Me alegra mucho te haya sido de ayuda.
No solo a ella.. gracias por tanto…