Diagrama de relaciones

Cómo hacer un diagrama de relaciones paso a paso

En ocasiones analizar la relación causal de una serie de elementos o variables se puede llegar a convertir en una tarea difícil. Herramientas como el diagrama de Ishikawa pueden lograr este cometido, sin embargo y ante situaciones complejas, nos viene mejor utilizar una de las 7 nuevas herramientas de calidad, el diagrama de relaciones.

Es el tema de hoy para la gestión del negocio en Ingenio Empresa, retomando el tema de control de calidad.

Qué es el diagrama de relaciones (DR)

Podemos definir un diagrama de relaciones como la herramienta que nos permitirá analizar los vínculos de las causas y efectos de una situación problemática cuando se presentan de forma compleja. Básicamente lo que hacemos es organizar (sin estructura aparente a raíz de la complejidad en las relaciones) una serie de elementos (opiniones, hallazgos, percepciones, ideas, aspectos, etc) a través de la conexión causal que tienen entre sí.

Suele ser usada como complemento al diagrama de afinidad una vez que hemos organizado y consolidado las ideas o elementos de un tema central.

De qué estamos hablando cuando nos referimos a “forma compleja”

Herramientas para analizar causas y efectos hay varias, ¿por qué usar entonces el diagrama de relaciones? Es por la relación de complejidad que puede existir entre las causas.

Por ejemplo, imagínate un efecto o consecuencia que se ve originado por tres causas, pero dos de estas tres causas tienen cada una dos efectos diferentes y a su vez uno de ellos es la causa de otro efecto. Plasmar este planteamiento en un diagrama de causa y efecto puede ser difícil, es por esto que el diagrama de relaciones además de permitirnos determinar, nos deja clasificar y priorizar los elementos de una situación o elemento de análisis.

Ventajas y beneficios: Por qué utilizar el diagrama de relaciones

  • Te ofrece una representación visual (para algunos desordenada, es verdad) de las causas y efectos en torno a un elemento objeto de análisis
  • A diferencia de otras herramientas, esta herramienta te da más facilidad para representar complejas estructuras de conexión, lo que puede ser muy beneficioso cuando enfrentamos desafíos de control de calidad.
  • Consigues analizar las interrelaciones entre elementos, ideas, percepciones, temas u opiniones
  • Es complementaria a otras herramientas de calidad y de mejora continua como el diagrama de afinidad para dar continuidad a la consolidación de información o al diagrama de espina de pescado o de árbol para profundizar en la exploración de las causas

Tipos de diagrama de relaciones

Tu diagrama puede ser de diferente tipo dependiendo del centro desde donde se empieza a desarrollar o de la relación causa – efecto que mantienen. Hay 3:

  • Central convergente: El diagrama se desarrolla desde el centro. Es más útil cuando el problema o tema estudiado tiene muchas causas.
  • Direccional intensivo: El desarrollo se da desde una dirección (derecha, izquierda, arriba, abajo). En este caso el tema central tiene pocas causas.
  • Indicador de relaciones: Establece vínculos entre elementos sin tener conexiones de causa-efecto específicas o con la ausencia de un centro definido

Cómo realizar un diagrama de relaciones

Antes de empezar

Asegúrate de contar con:

  • Notas adhesivas o papeles con cinta adhesiva
  • Un espacio con mesa o tablero
  • Un equipo de trabajo que conozca sobre la situación analizada
  • Lapiceros y marcadores

Paso 1: Declarando la situación

Escribe una declaración de la situación que se va a analizar. Esta bien puede ser una causa, un efecto o un problema. La puedes escribir en una nota adhesiva (post-it) o directamente en la pizarra.  A mí personalmente me gusta escribirla en el centro, pero la puedes escribir arriba o a uno de los lados. El lugar donde lo hagas, será el origen de las conexiones.

Paso 2: El momento de generación

En el paso 2 vas a generar los elementos o ideas sobre el tema. Hay dos caminos dependiendo del punto de partida:

  • Diagrama de relaciones como complemento a otra herramienta: Si antes hiciste un diagrama de afinidad, toma las ideas antes generadas; si es un diagrama de árbol, las ramas del último nivel, y si es un diagrama de Ishikawa las espinas del último nivel de detalle. Luego como paso opcional, considera hacer una sesión adicional de lluvia de ideas. Puede que surja algo nuevo.
  • Hacer una lluvia de ideas: Si antes no utilizaste ninguna técnica de análisis de causas, utiliza cualquier método de ideación como la lluvia ideas para generar elementos en torno al elemento central; ese que ya colocaste en el centro de la pizarra. Los integrantes del grupo escribirán cada idea o elemento en tarjetas individuales.

Paso 3: Haciendo las conexiones

Toma un elemento y colócalo en la pizarra o sobre la mesa. En equipo, plantéense la cuestión:

¿Este elemento causa o influye sobre el elemento central? ¿Por qué?

¿Este elemento causa o influye sobre otro? ¿Por qué?

Si la respuesta a la primer pregunta es positiva, coloca la tarjeta cerca al elemento central y traza una flecha que parta desde ella.

Analiza ahora la segunda pregunta y si causa a otros elementos, colócalos y traza flechas que apunten a los elementos que se ven causados por el elemento que estas analizando.

En caso de que no cause a ningún otro, no traces ninguna flecha. Ya llegará su momento.

A continuación toma otra tarjeta:

¿Este elemento causa o influye sobre el elemento central? ¿Por qué?

¿Este elemento causa o influye sobre otro? ¿ Por qué? (Aquí incluye tanto los elementos que tienes en la pizarra como los que aún no has colocado)

Con el mismo criterio, comienza a dibujar conexiones. Si una tarjeta causa al elemento central, trata de colocarlo más cerca del centro (o desde donde se esté originando el diagrama), en caso contrario colócalo más alejado. Esto no es debe ser así, pero servirá para no enredar tanto el diagrama con flechas que se cruzan unas con otras.

Repite este procedimiento hasta que hayas pegado todas las tarjetas.

Paso 4: Ajustando el diagrama

Ajusta el diagrama de relaciones. Repasa las conexiones y cambia de lugar las tarjetas si crees que el ordenamiento inicial puede ser mejorado.

Paso 5: Vamos a hacer una cuenta

Analiza:

  • Cuenta el número de flechas de entrada y salida (Entrada / salida) de cada tarjeta y lo anotas en una de sus esquinas.
  • Si una tarjeta causa a muchas otras: Son las causas principales
  • Si una tarjeta se ve tocada por muchas flechas: Representan efectos finales
  •  Aquellas tarjetas que concentran gran cantidad de flechas entrantes y salientes: Son elementos clave

Analiza además aquellas tarjetas que no entran en cualquiera de los grupos anteriores, no necesariamente necesitan tener flechas entrantes y/o salientes para ser importantes.

Con esto tienes finalizado el diagrama de relaciones y no queda más que tomar decisiones a partir sus hallazgos.

Ejemplo de diagrama de relaciones

Vamos a analizar el transporte de la ciudad de Cali en Colombia. Cali cuenta con un sistema de transporte BRT (o autobús de tránsito rápido) que es administrado por una empresa denominada MetroCali.

Paso 1: Declaremos la situación: MetroCali (la compañía) ha estado operando por 5 años el transporte público de la ciudad y todavía no llega al punto de equilibro.

El punto de equilibrio es el umbral donde no existe ni pérdida ni ganancia, pues los ingresos son iguales a los egresos, por lo tanto superado el punto de equilibro, todo es ganancia. Pues bien, la empresa administradora del sistema de transporte en Cali no ha conseguido llegar al punto de equilibrio. Ese es el problema.

En el paso 2 generamos los elementos (ideas, causas, efectos, soluciones, etc) asociados al problema. Decidimos sentar a una serie de expertos (representantes de los ciudadanos, alcalde, gerente y director de operaciones de la empresa y contratistas).

Los elementos generados fueron estos:

  • Falta de mantenimiento en los buses del sistema
  • Mal servicio percibido por los usuarios
  • Insuficiente número de pasajeros
  • El transporte ilegal capta usuarios del sistema
  • Tiempo de espera muy alto para el usuario
  • Insuficiente número de buses
  • Falta de cobertura
  • Las estaciones del sistema no cuentan con suficiente espacio para albergar a los usuarios que toman un bus
  • Aglutinamiento de usuarios al interior de los buses en horas pico
  • Las estaciones del sistema no cuentan con infraestructura para recibir a varios buses a la vez
  • La infraestructura vial se queda corta ante la demanda de buses (de pasajeros)
  • Inadecuado manejo de las finanzas de la empresa
  • Mala distribución de la flota de buses

En el paso 3 vamos a tomar un elemento al azar para analizar si este causa o influye sobre el otro.

El tiempo de espera del usuario causa o influye sobre…

  • ¿El mantenimiento en los buses del sistema? No.
  • ¿Mal servicio percibido por los usuarios? Si. Un elevado tiempo de espera enfurece a los usuarios.
  • ¿El número de pasajeros? No.
  • ¿En el transporte ilegal para que este capte usuarios? Sí, porque ellos prefieren usar otros medios de transporte a esperar demasiado tiempo para tomar un bus.
  • ¿En el número de buses? No.
  • ¿La cobertura? No.
  • ¿El espacio de las estaciones? No.
  • ¿En el espacio de las estaciones donde esperan el bus? Si. A más tiempo de espera, mayor concentración de usuarios en la estación.

Y continuamos haciendo el análisis con el resto de elementos.

Con aquellos que existe conexión trazamos una línea desde el elemento de análisis hacia los elementos que causa.

Construcción de un diagrama de relaciones

Un tip que suelo aplicar es, mientras se van colocando las tarjetas adhesivas en la pizarra, en excel codifico los problemas y hago una matriz para hacer el análisis del diagrama de decisión de una forma estructurada.

Lo que hago es ir por cada elemento cuestionando si causa a los otros, uno a uno. Si lo causa, coloco 1, de lo contrario, coloco 0. Esto permite abordar con mayor facilidad la conexión de los elementos entre sí, que si solo se hiciera en el pizarrón; además ya con esto tengo la suma de causas y efectos hecha.

Matriz diagrama de relaciones

Fíjate que cada uno de los problemas tiene una codificación, pero además existe un P00. Se trata del problema central. Fíjate también que la suma horizontal nos da el nivel de causalidad que tiene un elemento sobre los demás y la suma vertical es el nivel de efecto que tienen los demás elementos sobre uno. Es por eso que el P00 al ser el tema central, se analiza únicamente a nivel de efectos.

En el paso 4 ajustamos el diagrama. Una vez terminado obtenemos lo siguiente:

Ejemplo de diagrama de relaciones

¿Conexiones complejas? ¿Dónde? 😀

Tomando aquellos problemas que más reciben y generan flechas, obtenemos las causas y elementos principales, además de los elementos clave. Estos últimos son el resultado de la suma de la causa y el efecto, pues si un elemento es causal de otros pero a su vez se ve causado por más elementos, debe ser vigilado.

Análisis con diagrama de relaciones

Con esto tenemos las causas del problema central sobre las que debemos enfocarnos, los efectos que debemos evitar y los problemas que deben ser vigilados de cerca.

Aunque la intervención ya depende de acuerdos de presupuesto, según el análisis hecho yo me decidiría a trabajar en los elementos clave, buscando resolver aquellos que traen un efecto en cadena sobre otras causas y efectos, por ejemplo si se logra disminuir el tiempo de espera del usuario, este tendrá una mejor percepción del servicio, lo que disminuirá su aglutinamiento en las estaciones y su preferencia por usar el transporte ilegal.


Fuente de la imagen

La imagen de cabecera del post es diseñada por: Freepik

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