Cómo realizar la evaluación de desempeño del personal de forma práctica y útil

¿Cómo evaluar el desempeño del personal? Hoy respondemos a ese interrogante.

Para evaluar el desempeño del personal existen muchas formas, unas más sofisticadas, otras más sencillas. Hoy quiero exponerte la forma en como yo la hago, una forma práctica. Puede que asì lo hagan cientos de empresas pero hasta el momento, no he visto ninguna que lo haga 😀

Ya son varias pymes a las que les he enseñado este mecanismo, pero lo mejor de todo es que tras ver de nuevo a los trabajadores de esas pymes o al volver a trabajar con ellas, me encuentro con que lo siguen haciendo de la forma que les mostré. ¡Si, la forma práctica!

De ahí que quiero mostrarte en el post de hoy, cómo hago yo la evaluación de desempeño de los trabajadores de una empresa.

¿Te quedas?

Qué es la evaluación de desempeño del personal

La evaluación de desempeño o evaluación del personal consiste en la estimación del grado en que los colaboradores cumplen los objetivos propuestos para un cargo.

  • La evaluación es periódica, pues su realización se hace cada cierto tiempo, por lo general una vez al año.
  • Es sistemática, pues se realiza acorde a unos criterios definidos y tiene etapas definidas.
  • Es integral, pues una evaluación del personal bien establecida debe contemplar aspectos de lo que es la persona, de lo que hace en su trabajo y de sus logros laborales.

Para qué sirve evaluar el desempeño en la empresa

La evaluación permite estimar el desempeño del colaborador. De esta forma la organización conoce en qué medida un empleado se ajusta a lo requerido por el cargo. Este es el principal beneficio, pues nos conduce a:

  • Aumentar el desempeño del personal: Al identificar las brechas o aspectos de mejora de cada empleado, la organización ya sabe qué acciones debe generar para cubrir estas brechas.
  • Adecuación de cargos: Las brechas evidenciadas en la evaluación de desempeño también pueden indicar que no es el colaborador quien tiene un mal desempeño, sino que es el cargo que se encuentra mal definido.
  • Motivación del colaborador: Una evaluación desempeño con una retroalimentación adecuada debería conducir al colaborador a mejorar por sí mismo basados en sus puntos débiles.
  • Insumo para compensación: La evaluación funciona como un aspecto a considerar para la compensación variable de los empleados.
  • Apoyo de talento humano: Con la evaluación se pueden identificar aspectos que van más allá del simple desempeño del colaborador y que pueden ser intervenidos por la organización. Hablamos de aspectos de salud, finanzas, familia que pueden ser apoyados por talento humano.

Tipos de evaluación de desempeño de empleados: 90°, 180°, 270° y 360°

Los tipos de evaluación se da en grados...
Siendo 90° la evaluación que realiza el jefe inmediato. Si es de 180° incluye además del jefe a otro colaborador por lo general del mismo rango. Si es de 270° toma jefe, colaborador del mismo rango y personal a cargo. Por último, la de 360° toma todo lo anterior e incluye un cliente o proveedor. Si el colaborador no tiene contacto con clientes o proveedores, se incluye una autoevaluación.

No hay un acuerdo general sobre esta clasificación, al menos en libros y fuentes en internet. Lo cierto es que a más grados en la evaluación, más actores involucrados.

Es claro que no todos los cargos ameritan a realizar una evaluación de desempeño de 180, 270 o 360°. Lo cierto es que por mínimo que sea, todos los empleados deberían ser evaluados por su jefe inmediato.

Así es como lo haremos en el caso práctico que tomaremos. Será una evaluación de desempeño de 90°.

Cómo hacer una evaluación de desempeño de los empleados de una empresa

Antes que nada es necesario que definas un equipo de trabajo conformado por los jefes o líderes de procesos. ¿La razón? Cada líder conoce al personal que lídera, por lo tanto sabe qué es lo que se debería evaluar, esto teniendo en cuenta por supuesto los perfiles de cargo. No debemos caer en medir aquello que el personal no demuestra o no requiere por sus responsabilidades, funciones y roles asumidos.

Con esto no estoy diciendo que vayamos a crear tantas versiones de evaluación de desempeño como líderes haya, ¡No! El objetivo de reunir a los jefes en un solo lugar es que en consenso se definan los criterios y escalas para evaluar al personal, que es el siguiente paso.

Define los criterios de evaluación

Los criterios de evaluación son los aspectos que se van a evaluar en los empleados. Para establecerlos, debemos tener en cuenta el perfil del cargo del personal y lo que queremos evaluar, por lo que nuestros criterios van a variar según el nivel y actividades del personal.

Para esto, podemos establecer una clasificación donde vayamos agrupando criterios. Esto queda a elección de la empresa, sin embargo para que lo tengas más claro, con clasificación me estoy refiriendo por ejemplo a:

Ejemplo de clasificación: Conductual, comportamental y técnico.

  • Competencias conductuales: Características del personal que este elige a tomar a consciencia durante el desarrollo de su labor, desarrollada en función de su trato con otros colaboradores. Por ejemplo puntualidad, actitud hacia superiores, aceptación de críticas, actitud hacia el cliente, etc.
  • Competencias comportamentales: Características del personal que se presentan a partir de los estímulos dentro de su entorno laboral. No necesariamente se presentan de forma consciente como las competencias conductuales, pues también pueden ser inconscientes dado que depende los estímulos que recibe. Por ejemplo liderazgo, solución de problemas, orientación al cliente (ojo, no es lo mismo que la actitud al cliente), adaptabilidad, iniciativa, etc.
  • Competencias técnicas o funcionales: Son las necesarias para el desarrollo de su labor. A diferencia de las conductuales y comportamentales, las competencias técnicas varían según el cargo que se evalúa.

Otro ejemplo de clasificación de competencias puede ser:

Grupos Competencias genéricas
Competencias de desempeño y operativas • Orientación al resultado. • Atención al orden, calidad y perfección. • Espíritu de iniciativa. • Búsqueda de la información
Competencias de ayuda y servicio • Sensibilidad interpersonal. • Orientación al cliente.
Competencias de influencia • Persuasión e influencia. • Conciencia organizativa. • Construcción de relaciones
Competencias directivas • Desarrollo de los otros. • Actitudes de mando: asertividad y uso del poder formal. • Trabajo en grupo y cooperación. • Liderazgo de grupos
Competencias cognitivas • Pensamiento analítico. • Pensamiento conceptual. • Capacidades técnicas, profesionales y directivas.
Competencias de eficacia personal • Autocontrol. • Confianza en sí mismo. • Flexibilidad. • Hábitos de organización.

Fuente: Spencer y Spencer (1993), citado en Mertens (1996).

Esto lo hago así para que cuando coloque las preguntas en la herramienta que elijo usar (que ya te diré cuál es) obtenga estadística por clasificación.

Pues bien, con esto claro definimos los criterios a evaluar y los clasificamos.

Definiendo la aplicación de criterios por personal

Puede que con la lectura del paso 1 este paso ya lo tengas muy claro. Todo depende de qué tan grande sea la empresa.

En este paso vamos a definir los criterios que vamos a evaluar por cada cargo (o grupo de cargos) de la organización.

Creo que con una imagen puedo expresarte mejor a qué me refiero:

Competencias por cargo
No se puede clasificar por cargo si antes no hay claridad sobre cada competencia.

Definiendo la escala

En este paso no me voy a detener mucho. Existen muchas escalas en investigación. Yo suelo usar la escala Likert (de 1 a 5), siendo 1 el menor dominio o cumplimiento de la competencia evaluada y 5 el mayor.

Creando la evaluación de desempeño en formularios de google

La parte práctica en este post está en el uso combinado de formularios de google y excel.

Google forms te permite crear eso, formularios con diferentes estilos pregunta. En este caso lo que haremos será usar preguntas con única opción. Es importante que haya un un campo donde se pueda colocar el nombre del colaborador evaluado.

Luego lo enviaremos a todos los jefes inmediatos (recordemos que en este caso estamos haciendo evaluación de desempeño de 90 grados).

Una vez se haya calificado a todo el personal, en la opción de “Respuestas” de google forms obtenemos una estadística muy simple de lo que han contestado los jefes. Esto no lo necesitamos. Lo que necesitamos es la hoja de cálculo con las respuestas de la evaluación por colaborador.

Google forms nos da la opción de crear una hoja de cálculo con las respuestas. Una vez que la tengamos, la vamos a descargar para generar el informe en Microsoft Excel.

Lo mencionado hasta el momento lo tienes explicado en el siguiente vídeo:

Cómo hacer una evaluación de desempeño con Excel y Google Forms (Parte 1)

Realizando el análisis de la evaluación de desempeño en Excel

Supongo que el análisis también se puede hacer en hojas de cálculo de Google, pero no lo domino tanto como Excel.

Una vez hayas descargado la hoja de cálculo, a través de la función “Agregar”, “promedio” y la aplicación de filtros de excel, realizaremos las gráficas del desempeño consolidado de todos los colaboradores y el desempeño individual de cada colaborador comparado con el promedio de los demás.

Generando informes automáticos en pdf

Con el excel ya tienes la automatización de los resultados de la evaluación por cada empleado.

Lo que puedes hcer ahora es preparar un informe en power point copiando y pegando los gráficos de la evaluación.

Luego le das guardar como e indicas que se guarde en pdf. Ya tienes el informe del colaborador en pdf. El mismo trabajo lo haces para todos los demás.

El uso de excel y la generación de los informes en pdf lo explico en detalle en este vídeo:

Cómo hacer una evaluación de desempeño con Excel y Google forms (Parte 2)

Lecturas recomendadas

Existe gran cantidad de artículos que hablan de la evaluación del personal. La mayoría muy teóricos. En este post nos hemos enfocado en un caso más práctico, pero si quieres profundizar te recomiendo darle una lectura a:

Diegosalama.com Expone de una manera muy clara errores que se cometen al evaluar al personal y ofrece alternativas para evitarlos.

IMF Business School Teoría muy completa sobre la evaluación del personal.

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