Cómo hacer una matriz de priorización

Estoy seguro que la herramienta de que hablaremos hoy ya la has visto. Quizá no como herramienta de calidad, quizá no pensaste que fuera una herramienta formal. Pero es probable que ya la hayas visto o usado.

Hoy te hablaré de la matriz de priorización, una de las 7 nuevas herramientas de calidad también denominadas “7 herramientas de planificación y gestión”

En esta ocasión te contaré qué es una matriz de priorización, para qué sirve, cómo se hace, y por supuesto un ejemplo de su aplicación.

¡Empezamos!

En qué consiste la matriz de priorización

¿Qué es más importante? ¿A qué deberíamos prestar más atención? ¿Qué es lo más urgente? En esto consiste la matriz de priorización.

También denominada matriz de criterios, esta matriz consiste en un arreglo de filas y columnas que enfrentadas permiten realizar una elección, que con base en la selección, ponderación y aplicación de criterios debería ser la mejor.

riterios y opciones en matriz de priorización

¿De qué depende de que sea la mejor? Que los criterios elegidos sean apropiados, al igual que la ponderación que se le asigna y que la calificación del elemento sea pertinente.

En síntesis
La matriz de priorización consiste en una serie de criterios ponderados utilizados para elegir entre una conjunto de opciones por medio de matemáticas simples.

Dicho lo anterior, de seguro ya sabes para qué nos puede servir…

Para qué sirve la matriz de priorización

Para elegir la que se supone es la mejor elección, y digo se supone, porque será la mejor opción según la definición, ponderación y aplicación de criterios.

Ahora bien, su utilidad se ve maximizada cuando tenemos más de 5 opciones y no menos de 4 criterios, que es cuando ya se va tornando complejo elegir una opción “a ojo”.

Situaciones donde realicemos un análisis de datos matriciales son muchas. Te puedo contar las veces en que he visto una fenomenal aplicación de matrices de priorización:

  • Elección de mejor software para adquirir.
  • Para la priorización de estándares en el programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad (PAMEC en Colombia).
  • Para definir la mejor ubicación de una planta de producción.
  • Proyecto de mejora con mayor impacto en la organización.
  • Mejor computador personal (este lo hice para mí 🙂 ).
  • Mejor apartamento para comprar.

Cuáles son sus ventajas

Entre las ventajas de la matriz de priorización vas a encontrar que:

  • Es flexible. Puede involucrar pocas opciones, pocos criterios o muchas opciones y muchos criterios.
  • De fácil trabajo en equipo: Es una herramienta con que se puede trabajar en equipo, bien sea en una pantalla o en un tablero.
  • Parametrizable. Las matrices de priorización más complejas (cientos de opciones y criterios) se pueden parametrizar en un software y dejar que el software decida con base en ordenes. Esto ya involucra programación.
  • Facilita el consenso: Cuando es difícil ponerse de acuerdo, una matriz de priorización puede solucionarlo todo.

Qué tipos de matriz de priorización existen

El concepto en sí mismo de la matriz de priorización es muy simple y es el que trataremos en este post.

No obstante, es importante mencionarte que existen otros tipos de matrices adecuados para casos más complejos. Estos son:

  • Método del criterio analítico completo: Adecuado para equipos más pequeños que van desde 3 a 8 personas con pocas opciones y pocos criterios. Es el más complejo de los 3 métodos de priorización, pues suele requerir no menos de 3 tablas, una para llegar a un consenso frente a los criterios de priorización, otra para las opciones (que pueden ser tantas como criterios existan) y una última que cruza criterios y opciones.
  • Método del consenso de criterios: Es adecuado para grupos más grandes (más de 8 personas) que consideran más criterios y opciones (más de 8). No tiene tantos pasos como el método analítico completo.
  • Método de combinación ID: Se basa en causa y efecto en lugar de criterios. Es apropiado cuando existe mucha interrelación entre las opciones.

Cómo hacer una matriz de priorización

Los pasos a continuación pueden variar un poco según el tipo de matriz a emplear, tal como verás en dos ejemplos de matriz de priorización que detallaremos más adelante.

Pero sí que podemos establecer 4 pasos fundamentales:

Paso 1: Definir el objetivo perseguido con la matriz

Este paso puede sonar obvio, pero es necesario mencionarlo. A veces nos aventuramos a emplear herramientas sin tener un propósito definido. El objetivo debe ser claro, concreto, específico.

Dicho de otra forma, preguntate, ¿qué busco saber con la matriz de priorización?

Paso 2: Cuáles son las opciones

Si no están definidas ya, es necesario definirlas. Si ya las tienes también conviene que te preguntes, ¿hace falta otra opción?

Si trabajas en equipo, una buena idea es repartir post-it a cada persona para que escriba las opciones que considere, para luego mencionar las opciones que cada uno anotó y elegir las más apropiadas.

Paso 3: Establece los criterios

Los criterios se obtienen a partir de las opciones.

¿Estas evaluando oportunidades de mejora para implementar? Los criterios pueden ser tiempo de implementación, complejidad, conocimiento requerido y recurso financiero.

¿Quieres elegir una maestría? Prestigio de la universidad, costo, tiempo de desplazamiento, enfoque son ejemplos de criterios.

Para establecer los criterios puedes repetir el tip de los post-it repartiéndolos a tu equipo de trabajo. Lo importante aquí es que te preguntes, ¿qué características deberían cumplir las opciones?

Paso 4: Pesos ponderados de los criterios

En este paso define el peso que tendrá cada criterio. Si el grupo de trabajo no llega a un acuerdo, se puede ir más al detalle y comenzar a cruzar cada criterio con los demás en una matriz en forma de L con base en una tabla de valores ya establecida.

Paso 5: Enfrentar las opciones para el primer criterio

De nuevo, en una matriz tipo L teniendo como enfoque un solo criterio, toma una opción y cruzala con las demás. Nos preguntamos entonces: ¿La opción X (columna) es más importante que la opción Y (fila) teniendo en cuenta el criterio Z?

El resultado será la calificación por opción para el criterio determinado.

Paso 6: Enfrentar las opciones para los demás criterios

Repite el paso 5 para los demás criterios, es decir que enfrenta las opciones entre sí para cuanta cantidad de criterios exista.

Con esto ya tienes claro cómo hacer una matriz de priorización de problemas.

¿Qué queda ahora? ¡Pasar a la acción!

Ejemplo práctico de matriz de priorización

Realizaremos dos ejemplos de matriz de priorización. El primero será muy sencillo. Consistirá en la elección de apartamentos a comprar. El segundo consistirá en el método de criterio analítico completo y tratará sobre la elección de un software de Business Intelligence.

Vamos con el primero.

Paso 1: Nuestro objetivo es elegir el mejor apartamento dentro de la zona Sur de la ciudad de Montevideo.

Paso 2: Dentro de nuestra averiguación de apartamentos, hemos obtenido 5 opciones:

  • Apartamento en el barrio centro.
  • Apartamento ubicado en ciudad vieja.
  • Apartamento en el barrio cordón.
  • Apartamento en tres cruces.

Paso 3: Los criterios para elegir el mejor apartamento son:

  • Ubicación: Queremos que se encuentre en una ubicación favorable, cerca de sitios importantes.
  • Precio de alquiler: Si es económico, mejor.
  • Número de metros cuadrados: A más grande, más puntuación.
  • Vista del apartamento: A mejor vista, mejor puntuación.
  • Estado del apartamento: Queremos que sea cómodo, confortable y en buen estado.

Paso 4: Lo más importante es la ubicación. Luego le sigue el precio, De tercera está el estado del apartamento, luego el número de metros cuadrados y por último la vista.

  • Ubicación: 35%
  • Precio de alquiler: 25%
  • Estado del apartamento: 20%
  • Número de metros cuadrados: 15%
  • Vista del apartamento: 5%

Paso 5 y paso 6: Para este ejemplo cada opción puede obtener una puntuación de 1 a 5 por cada criterio, siendo 1 lo más bajo y 5 lo más alto. Así pues, el resultado de nuestro ejemplo de matriz de priorización en excel es el siguiente:

Ejemplo matriz de priorización

Nuestra mejor elección es el apartamento ubicado en Ciudad Vieja. Esta es una forma simple de matriz de priorización.

Vamos ahora con una más idónea para decisiones complejas que se toman en grupo.

Matriz de priorización: Ejemplo detallado

Para este ejemplo, usaremos la matriz de priorización para elegir el mejor software de Business Intelligence. Podemos considerar este ejemplo una priorización real para quien está buscando decidir entre qué software de analítica elegir entre los 3 líderes de la industria.

Cabe anotar que solo uso Power BI. Para calificar los otros dos tomé información de esta y esta comparativa de software BI.

Las opciones a considerar son 3:

  • Microsoft Power BI
  • Qlikview
  • Tableau

Los criterios a considerar son:

  • Facilidad de uso.
  • Acceso e integración de fuentes de datos.
  • Creación de visualización y paneles de datos.
  • Soporte para R y Python.
  • Precio.

Pasos 1, 2 y 3 completos.

En el paso 4 debemos determinar la importancia relativa de cada criterio para establecer la ponderación. Para esto, realizaremos una matriz en L donde estarán los criterios en la primera fila y primera columna.

Como un criterio no se puede comparar contra sí mismo, la línea diagonal estará inhabilitada.

Con esto claro, iniciamos.  La dinámica consiste en preguntarnos, si cada criterio de la columna es más o menos importante que el criterio de la fila. Recuerda que columna es a vertical como fila es a horizontal. 

Acto seguido, calificamos en la casilla respectiva:

  • 10: El criterio de columna es mucho más importante que el criterio de fila
  • 5: El criterio de columna es más importante que el criterio de fila.
  • 1: Ambos criterios son igual de importantes.
  • 0.2: El criterio de columna es menos importante que el criterio de fila.
  • 0.1: El criterio de columna es mucho menos importante que el criterio de fila.

Por ejemplo, ¿la facilidad de uso es más importante que el acceso e integración a fuentes de datos?

El grupo de trabajo opina que si, no demasiado importante, pero si se considera más importante. Le asignamos 5.

Ahora bien, recuerda que lo que estamos haciendo es comparar la columna de criterios con la fila de criterios. Por lo tanto, la calificación que obtengamos del cruce de columna – fila, vamos a colocar el reciproco en la comparación fila – columna. Es decir:

Haciendo la matriz de priorización

La facilidad de uso es más importante que el acceso e integración de las fuentes de datos? Si, asignamos 5 puntos.

Por consiguiente, el acceso e integración de las fuentes de datos es más importante que la facilidad de uso? No, es menos es importante. Asignamos el reciproco de 5, es decir 0.2 puntos.

Procedemos igual con los demás criterios, teniendo en cuenta los reciprocos de cada calificación asignada:

  • 10 puntos: Valor reciproco de 0.1.
  • 5 puntos: Valor reciproco de 0.2.
  • 1 punto: Valor reciproco de 1 punto.
  • 0.2 puntos: Valor reciproco de 5 puntos.
  • 0.1 puntos: Valor reciproco de 10 puntos.

Hechas las calificaciones, ya tenemos nuestra ponderación de criterios:

Ponderación de los criterios

Fijate que para calcular el peso ponderado de cada criterio, sumamos la calificación por fila y luego la totalizamos (36 puntos obtenidos). A continuación dividimos el total obtenido por criterio por la sumatoria de puntos. Por ejemplo, para el criterio facilidad de uso, 16/36 = 0,44.

En el siguiente paso vamos a calificar cada opción teniendo de enfoque a cada criterio. Haremos el ejemplo con “precio”.

Calificación de opciones para criterio de precio

Las posibles calificaciones son las mismas, pero recuerda que debes calificar en función del criterio. Para el caso de precio sería así:

  • 10: La opción de columna es mucho más económica que la opción de fila.
  • 5: La opción de columna es más económica que la opción de fila.
  • 1: La opción de columna es igual de económica que la opción de fila.
  • 0.2: La opción de columna es menos económica (o más costosa) que la opción de fila.
  • 0.1: La opción de columna es mucho menos económica que la opción de fila.

Calificamos todas las opciones bajo el enfoque de cada criterio. Habrán tantas matrices como criterios existan:

Calificación de opciones por cada criterio

Ahora procedemos a consolidar las calificaciones de las opciones por cada criterio, es decir que tomamos la columna de peso relativo en cada calificación.

Consolidado de calificación de opciones
Esto lo que hace es facilitarnos el cálculo final en excel.

¿Qué queda? Ya tenemos calculado el peso ponderado por cada criterio y la calificación obtenida por cada opción. Ahora vamos a multiplicarlos.

Por ejemplo, el peso ponderado del criterio “facilidad de uso” es 0.44 y la calificación obtenida por Power BI en la comparación de opciones para ese criterio fue de 0.48. La multiplicación de 0.44 * 0.48 nos da 0,215.

Hacemos lo mismo con las demás opciones y criterios y al final totalizamos para hallar la opción a elegir.

Calificación total por opción por criterio ponderado
Tableau es nuestra mejor opción.

El resultado de nuestro ejemplo de matriz de priorización es la elección de Tableau. Aunque si te fijas, la diferencia con Power BI es de tan solo 0,01. Quizás conviene realizar otra priorización entre estas dos opciones. Ahí te lo dejo 🙂

Ejemplo en excel

Para descargar ambos ejemplos de matriz de priorización en excel, tan solo haz click aquí.

Fuentes utilizadas:

Isoconsultantpune: Explica con detalle los tipos de matrices de priorización, ofreciendo ejemplos detallados en dos de ellas. Explica además otras herramientas de planificación y gestión.

Fuente de imagen de encabezado: Diseñado por Www.slon.pics

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