¿Cómo mejorar la productividad personal?

¡Trabajemos duro! Suena fácil decirlo. Lo podemos conseguir, pero trabajar duro no es sinónimo de ser productivo, en muchos casos.

Arrancamos entusiasta, con otra reflexión de mis adentros, esa sobre lo que veo y percibo en mi andar y hoy te lo quiero contar en este espacio. Este post será un poco diferente a los clásicos artículos sobre cómo ser más productivo, 10 tips para aumentar tu productividad personal o los trucos de X personaje para mejorar tu productividad.

Ahora sí, ¡arrancamos!

Aspectos de productividad: Cuando dependes de tí mismo o dependes de otros

La productividad laboral comprende dos aspectos de tu cargo:

  • El primero, tu interacción con otras personas (cliente interno y externo), que se realiza físicamente o a través de herramientas de comunicación, como son el correo electrónico, el chat y las llamadas. Esta interacción es necesario para alcanzar resultados.
  • El segundo, lo que depende de ti. Cuando la pelota está de tu lado, cuando te llegó el informe con el que puedes hacer el análisis, cuando te enviaron la dirección del cliente que debes visitar, etc; no queda más que hacerlo. Como diría un futbolista: dependemos de nosotros mismos.

Así pues, vamos a detallar cómo ser más productivos en ambos aspectos. Iniciamos con el primero.

Email, reuniones, chat, llamadas, bla bla bla… Tu interacción con otras personas

Vale, aquí me voy a basar en mi propia experiencia y quiero que evalúes si algo de lo que menciono te ha ocurrido:

  • Llegas al trabajo y tienes tu bandeja de emails con muchos correos nuevos, de los cuales en muchos estas copiado y nada tienes que ver, otros son textos que ocupan mucho y dicen poco, otros son respuestas a correos antiguos que hace tiempo se enviaron. ¿Cuánto tiempo te gastaste revisando correos? ¿Cuántas veces revisas al día tu correo electrónico?
  • Asistes a reuniones donde la gente llega tarde, muchos solo hacen acto de presencia (o tu lo haces porque te citaron a algo donde poco tienes para aportar), se habla mucho, se define poco y se ríe alto, o se habla sobre cosas que no son del objetivo de la reunión y la mitad de los asistentes solo teclearon en su móvil.
  • Alguien que está a 10 metros de ti te escribe por el chat para preguntarte cosas, que sería mucho más fácil si se acercara a tu puesto y las definiesen en persona.

¿Pasa? Pasa en muchas empresas y de formas distintas. En unas se pierde más tiempo que en otras. Así es como me ha pasado a mí, ¿te viste identificado?

No ando diciendo que las reuniones, los correos electrónicos, las llamadas y la herramienta de chat no sea necesaria, son herramientas. El problema es el uso que le damos a las herramientas.

Las herramientas de comunicación y trabajo son medios para conseguir resultados. Imagínate dos puntos: Uno es el punto de inicio y el otro es el resultado. El objetivo es llegar al resultado en línea recta y no dando vueltas, curvas y regresos con reuniones, correos, llamadas y bla bla bla.

¿Son realmente un medio para conseguir resultados? ¿Cómo estamos llegando a esos resultados?

Así lo veo yo…

El objetivo con herramientas de comunicación

Como lo mencionó Adecco en algún momento:

El problema de productividad no radica en los distractores a los que está expuesto el trabajador diariamente, sino en las herramientas de productividad que pone la empresa a disposición de sus trabajadores. – Adecco.

De hecho, hay quienes denominan el trío de la muerte al conjunto formado por correo electrónico, llamadas y reuniones.

Entonces ¿Cómo hacer la interacción con otros más productiva?

Como primer acción, identifica en qué medida se ve afectado tu lugar de trabajo.

  • Tiempo y curso de las reuniones: ¿A cuántas reuniones asistes en el mes? De las que asistes, ¿cuántas son productivas?, entendiendo productivas como aquellas en las que se haya alcanzado el objetivo en el tiempo estimado. Vale la pena ver qué hacía en Apple Steve Jobs con las reuniones.
  • Frecuencia de revisión del correo electrónico: Cada cargo es un mundo, habrán quienes necesitan revisar todo el tiempo, pero por regla general, no es tan necesario como creemos que es. Identifica cuántas veces revisas el correo electrónico al día y separa los emails importantes y los que no. Luego calcula el tiempo de la jornada laboral que gastas en ver, responder y borrar los correos que no son urgentes o que no agregan valor. ¿Qué tal si te pones como meta revisar el email solo dos veces al día? Revisa este artículo del confidencial para entender un poco más.
  • Motivo y duración de la llamada: ¿Para qué llamas?, ¿esa persona está lo suficientemente lejos como para llamarla?
  • Chat: ¿En qué medida las conversaciones que tuviste este mes por chat te aportan valor? Los temas complejos, a veces es mejor tratarlos por una llamada.

En la medida en que identifiques qué tanto tiempo pierdes en cada item, así como para el personal de la empresa, podrás pensar en las acciones para ser más productivo.

Sin embargo siempre es bueno que consideres algunos consejos de productividad:

  • Asigna momentos determinados a la revisión del email, dependiendo de qué tan importante sea para el cargo que desempeñas.
  • Comienza a anotar la llegada de los asistentes a las reuniones, y transcurridos unos meses, diles cuánto tiempo se ha perdido por sus llegadas tarde.
  • Si vas a hacer llamadas, mucho mejor que las hagas en un momento específico del día y no en ocasiones dispersas.
  • Si puedes prescindir del power point en las reuniones, ¡hazlo! Facilita la comprensión y la atención en una reunión, explicar un tema cara a cara dibujando en una hoja con lapiz. Si Power Point es necesario, pues mejor que sea con poco texto y muchas imágenes, como lo hace Jeff Bezos, fundador de amazon.
  • Si tienes la persona cerca y requieres algo de ella, ve hacia ella y cuéntale.
  • Si llamas a alguien y figura el contestador, déjale un mensaje que diga algo más que “necesito que nos reunamos” Cuéntale qué necesitas de esa persona, quizá la próxima vez que te la encuentras, ya tenga una solución para ti.

Tu productividad personal: Cuando la pelota está de tu lado

Ya de por sí depender de ti es una buena noticia. La cuestión es, ¿cómo ser más productivo?

Aquí el autodiagnóstico y la autoevaluación es vital.

En autodiagnóstico

¿De qué tipo son las actividades que realizas? ¿Tu trabajo es mecánico y rutinario o diverso e impredecible? ¿Dependes de algo para trabajar o de ti mismo?

Es importante diagnosticar la naturaleza de tus actividades para la autoevaluación sea pertinente. Por ejemplo:

  • Trabajas en una fabrica. Tu trabajo es rutinario y depende de la velocidad de la línea de producción.
  • Atiendes personas en un banco. Trabajas con cada persona que se acerca al cubículo.
  • Eres analista de negocios. Tienes actividades rutinarias elaborando informes, pero diversas haciendo proyectos.
  • Eres ingeniero de procesos. Visitas cada departamento para determinar las mejoras que se pueden hacer.
  • Eres psicologo organizacional. Tienes actividades constantes como entrevistar al personal diariamente, pero otras diversas como establecer el plan de capacitación.

La idea es que identifiques el tipo de actividades que realizas. En cualquier tipo de labor se puede aumentar la productividad personal, la cuestión es que los métodos o formas podrían variar un poco de una a otra. Eso sí y como mencionaremos más adelante, si que hay unos aspectos generales a tener en cuesta sin importar el tipo de trabajo que realizas.

En autoevaluación

Con las actividades identificadas, es hora de autoevaluarte.

¿Cómo te interesa ser más productivo?

La pregunta en sí misma incomoda, y es que en la mayoría de veces cuando hablamos de productividad personal, se asocia al uso de tiempo y los resultados que conseguimos.

Pero es que quizá el ser más productivo para un médico no es lo mismo que para un vendedor de seguros. Aunque definitivamente el tiempo es una variable crucial en cualquier trabajo, es importante que pensemos, a parte de lo que logro en mi tiempo de trabajo, ¿en qué más me interesa ser productivo?

Recordemos la definición de productividad de la que hablamos en este post de productividad empresarial:

La productividad es la relación entre producción e insumo. – George Kanawaty.

Hombre de negociosPor ejemplo un vendedor de seguros podrá decir que hoy ha sido muy productivo porque ha visitado 60 clientes a la semana, 10 clientes más que la semana pasada. [Relación clientes/tiempo]

Pero otro vendedor de seguros piensa más en que ha visitado 25 clientes con un galón de gasolina, 10 clientes más que con la carga de gasolina anterior. Definitivamente ordenó mejor su ruta. [Relación clientes/galón]

¿Lo tienes? Este es el primer paso de la autoevaluación.

El siguiente paso es pensar qué de lo que estas es lo que más te está generando resultados. Este afirmación tiene nombre propio y es Pareto.

La ley de Pareto nos trae muchos enunciados; pero si se trata de aumentar la productividad personal, los más relevantes son:

  • El 80% del éxito proviene del 20% de tu esfuerzo.
  • El 80% del tiempo lo generan el 20% de tus actividades.
  • El 80% de los resultados proviene del 20% de tus actividades.

Así pues, una pequeña parte de lo que realizamos día a día en nuestro trabajo (incluso en nuestra vida) generan la mayoría de los resultados.

  • ¿Qué de lo que estás haciendo en tu trabajo ocupa la mayoría de tu tiempo?
  • ¿Qué de lo que estás haciendo en tu trabajo te está aportando buenos resultados?

¿Lo tienes? Este es el paso 2 y con esto termina la autoevaluación.

Con esto de seguro ya tendrás unas conclusiones. El cambio ya depende de tí.

Ahora sí, vamos con algunas recomendaciones generales para mejorar la productividad.

Buenas prácticas para mejorar la productividad en el trabajo

Meta de productividad personalAnota y divide: Entre más diverso y multitarea sea tu trabajo, más te servirá anotar. ¿Suena básico? Si, pero de verdad, funciona. Tenemos muchas tareas pero a veces no sabemos cuáles son, y si lo sabemos, no tenemos clara idea de cuál intervenir.

De eso que anotaste, es seguro que tengas actividades de 5 minutos, otras más largas de media mañana, unas que dependen de otros y otras que no queremos hacer por complejas o porque no te gustan. Para esas que son muy largas o difíciles, es importante dividirlas. ¿Qué parte de esto voy a hacer el día de hoy? Ya verás que tras días transcurridos de pequeños avances hechos, esa macroactividad se va haciendo más pequeña.

Es porque muchas veces vemos algo que tenemos que hacer como grande y difícil. Lo vamos aplazando y a medida que pasa el tiempo, se hace más grande y nuestro rechazo por esto es cada vez mayor. Terminamos procrastinando. No dejes que ocurra, divídelo en algo pequeño, para cada día y comienza a hacerlo.

Tener un papelito diario sobre la lista de cosas que harás hoy es buena idea. Si no eres de papeles, chrome trae una estupenda extensión que te permite planear tu lista de actividades. La analizamos aquí.

Una cosa a la vez: Dice un dicho “quien mucho abarca, poco aprieta” Si bien hay reuniones, correos, llamadas y bla bla bla, procura que cuando te sientes a hacer algo, concentrarte solo en eso. No te detengas hasta que logres un buen avance.

Muchas veces perdemos días enteros en actividades que no aportan valor a nuestro cargo, actividades que no representan resultados de nuestro rol. Procuremos enfocarnos en aquellas que añaden valor y en conseguir un avance importante cuando las iniciamos.

¿Quién dice cuando un avance importante? Solo tu lo sabes. Solemos decir “hoy me rindió el día”, y no es que el día te haya rendido, es que simplemente trabajaste en una actividad y lograste avances sobre ella.

¡Ordenate! No hay mucho que decir. Si trabajas en una oficina, pues ordena el puesto, los papeles y los alrededores. En una planta, las vías de acceso, los pasillos, el producto en proceso, etc.

Autocuidado: Nadie hará un buen trabajo si no se siente bien y sentirse bien involucra muchos aspectos, pero hay tres muy importantes.

1) Duerme bien, 2) come saludable y 3) haz ejercicio. Sobre lo recomendado de cada aspecto, internet está lleno de consejos. Pero antes déjame recomendarte algo sobre tu nutrición y es que consideres el impacto de tus hormonas en tu trabajo y vida en general. De eso te habla Marcos en Fitness revolucionario, con artículo que explica el efecto de la comida en tus hormonas y con ello, en tu vida. Lo tienes aquí.

Considera un método de aumento productividad: No son pocos los autores que han propuesto métodos. Lo menciono porque puede que hayas leído todo el post y te digas, esto no me sirve pa’ un carajo. Puede pasar y es normal, pues cada trabajo y personalidad varían muchísimo.

Es por eso que hay métodos de productividad que se acogen a estas variaciones. ¿Cuál es el tuyo?

Tricina Elliker de TodoIST blog ha elaborado una guía sobre los métodos de productividad. Allí explica en qué consiste cada método, el tiempo de inicio, para quién va dirigido y de qué tipo es. Totalmente recomendado y lo tienes aquí.

Y tu, ¿qué tan productivo eres?, ¿cómo vas a mejorar tu productividad?

Fuente de imagen: La imagen de encabezado del post es de Freepik

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2 comentarios en “¿Cómo mejorar la productividad personal?”

    • Hola Manuel.

      El blog de TodoIST al que hago referencia en el artículo menciona los diferentes métodos de productividad personal. De hecho puedes certificarte en alguno de ellos como GTD (Getting Things Done) como capacitador o entrenador.

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